содржина
Управување со времето „Со работата што ја имам и заробена сум во бескорисна средба“
Економистот Пилар Лорет објаснува во „состаноци од 30 минути“ како максимално да се оптимизираат овие работни состаноци
Ако кога ќе бидете известени за нова средба на работа, рчите со невнимание и оставка, нешто не е во ред. Овие работни состаноци треба да бидат алатки за подобрување на нашата професионална работа, и многу пати завршуваат само како губење време.
Оваа ситуација - многу почеста отколку што изгледа - беше она што го мотивираше економистот Пилар Лорет, специјализирани за бизнис и анализа на ризик, да пишуваат „30 минути состаноци“, книга во која, преку јасни упатства и совети, тој предлага начин да се зголеми ефикасноста на овие состаноци, со што ќе се исполни својата цел.
Разговаравме со авторот и ја прашавме клучевите за да престане да губи време и да ги искористиме максимално средбите на кои сме принудени да присуствуваме:
Зошто организацијата е толку важна кога планирате состанок?
Ако немаме добро планирање и организација, целите нема да бидат јасни, ниту точките што треба да се дискутираат, ниту времето што е достапно ... Затоа, ние ќе неконтролирано времетраење и нема да ги исполниме очекувањата на учесниците. Можеби ќе се фрустрираме и ќе биде губење време на секого.
Какви негативни ефекти може да има состанокот што е лошо планиран и во кој не се постигнува посакуваната цел?
Покрај трошоците во економска смисла, присуството на состаноци лошо планирани и во кои по 90, 60 или 30 минути не се доаѓа до заклучок, генерира негативна перцепција и обесхрабрување кај присутнитеНа И ако оваа ситуација продолжи, лесно е со текот на времето да бидеме под стрес мислејќи „со работата што ја имам и морам да присуствувам на бескорисен состанок“.
Исто така, има негативно влијание врз мислењето на учесниците кон организаторот, кој во повеќето случаи обично е шеф.
Зошто 30 минути е оптимално време за времетраење на состанокот?
30 минути е предизвикот што го поставувам во книгата врз основа на сопственото искуство во организирање на состаноци што работат. Очигледно има состаноци на кои ќе им треба повеќе време, други во кои вашата цел може да се земе дури и за помалку, и се разбира во некои прилики 30, па дури и 60 минути од самиот состанок може да се заменат со повик или е-пошта, на пример.
Како функционира фигурата на донесувачот на одлуки за која зборувате во книгата?
Кога зборуваме за учесниците на 30-минутната средба, мора да биде јасно дека идеалниот број не смее да надмине максимум пет лицаНа И вашиот избор мора да биде вистинскиот. Можеме да ги разликуваме фигурите на модераторот, координаторот, секретарот (тие можат да бидат иста личност) и учесниците. Во принцип, одлучувањето на состанок од 30 минути и најмногу пет лица е консензуално и не треба да генерира конфликт.
Како треба да организираме состанок за да биде што е можно поефикасен?
Можеме да сумираме во пет точки како да го организираме состанокот на следниов начин. Првиот би бил дефинирајте ја целта и посакуваниот исход од состанокот. Вториот, изберете ги вистинските учесници. Третото е планирајте го состанокот; Меѓу другото, подгответе ја агендата, изберете место, време и времетраење и испратете ги заедно со клучните документи од состанокот до заинтересираните доволно време за да можат да го подготват.
Четврто, мора да го земеме предвид дизајн на структура на состаноците, односно правилата за работа и секако како се структуирани 30 минути колку што трае состанокот по содржина. Конечно, важно е да се направи а следење на состанокотНа Обезбедете дека сите учесници се свесни за постигнатите договори и, во случај да треба да се извршат какви било последователни активности, кои се задачите што им се доделуваат на секој од нив и времето на извршување