содржина
Консолидација на податоци е функција во Excel, благодарение на која корисниците имаат можност да комбинираат податоци од неколку табели во една, како и да комбинираат листови кои се во исти или различни датотеки во една.
Официјални барања за табели кои се неопходни за завршување на консолидацијата
Опцијата наречена „Консолидирај“ нема да работи ако табелите не ги исполнуваат барањата. За успешно да ја завршите процедурата за спојување податоци, мора:
- проверете ја табелата за празни редови/колони и избришете ги доколку ги има;
- користете ги истите шаблони;
- следете ги имињата на колоните, тие не треба да се разликуваат.
Основни методи на консолидација во Excel
Кога собирате податоци од различни извештаи, табели, опсези од ист тип во една заедничка датотека, можете да користите неколку различни методи. Двата главни методи на сумирање податоци ќе бидат разгледани подолу: по позиција и по категорија.
- Во првата варијанта, податоците во оригиналните региони се по истиот редослед по кој се применуваат идентични ознаки. Свиткајте по позиција за да комбинирате податоци од 3-4 листови кои се засноваат на истиот образец, на пример, финансиските извештаи се погодни за проверка на овој метод.
- Во втората опција: податоците се по случаен редослед, но имаат идентични ознаки. Консолидирајте по категорија за да комбинирате податоци од повеќе работни листови со различни распореди, но идентични ознаки за податоци.
Важно! Овој метод има многу заедничко со формирањето на стожерна табела. Сепак, можете да ги реорганизирате категориите во PivotTable.
- Постои и трет начин за комбинирање на податоците - ова е консолидација со помош на формули. Точно, ретко се користи во пракса, поради фактот што му одзема многу време од корисникот.
Чекор-по-чекор инструкции за извршување на консолидација во Excel
Следно, ќе го разгледаме најлесниот и најбрзиот начин за консолидирање.
Значи, како да се придружите на повеќе табели:
- Прво треба да креирате нов лист, по што софтверот автоматски ќе го додаде на десната страна. Доколку е потребно, можете да го повлечете листот на друга локација (на пример, до крајот на листата) користејќи го левото копче на глувчето.
- Додадениот лист, застанете во ќелијата со која ќе работите. Потоа одете во табулаторот „Податоци“, пронајдете го делот „Работа со податоци“, кликнете на ставката наречена „Консолидација“.
- На мониторот ќе се појави мал прозорец за поставки.
- Следно, ќе треба да ја изберете соодветната функција за да ги комбинирате податоците.
- Откако ќе изберете функција, одете во полето „Линк“ со кликнување внатре во него. Овде ќе треба да изберете опсег на ќелии една по една. За да го направите ова, прво префрлете се на листот со првата плоча.
- Потоа изберете ја плочата заедно со заглавието. Проверете дали сè е направено правилно, а потоа кликнете на иконата „Додај“. Патем, можете сами да ги ажурирате / менувате координатите користејќи ја тастатурата, но ова е незгодно.
- За да изберете опсег од нов документ, прво отворете го во Excel. После тоа, започнете го процесот на спојување во првата книга и префрлете се на втората, изберете го соодветниот лист во него, а потоа изберете одреден дел од ќелиите.
- Како резултат на тоа, првиот запис ќе се формира во „Списокот на опсези“.
- Вратете се во полето „Поврзување“, отстранете ги сите информации што ги содржи, а потоа додајте ги координатите на преостанатите таблички во списокот со опсези.
- Проверете ги полињата до следните функции: „Етикети на горниот ред“, „Вредности на левата колона“, „Генерирајте врски до изворни податоци“.
- Потоа кликнете на „Добро“.
- Excel ќе ја изврши постапката и ќе создаде нов документ според поставените параметри и избраните функции.
Во примерот, беше избрано поврзувањето, така што излезот беше групиран за да помогне да се прикажат/скријат деталите.
Повеќе информации за користење опсези, додавање и отстранување врски
- За да го користите новиот опсег за консолидација на податоци, ќе треба да ја изберете опцијата „Консолидирај“, да кликнете на полето „Врска“ и да го изберете опсегот или да вметнете врска. Откако ќе кликнете на копчето „Додај“, врската ќе се појави во списокот со опсези.
- За да отстраните врска, изберете ја и кликнете на „Отстрани“.
- За да ја промените врската, изберете ја во списокот со опсези. Ќе се појави во полето „Линк“, каде што може да се ажурира. По извршените манипулации, кликнете на копчето „Додај“. Потоа отстранете ја старата верзија на изменетата врска.
Консолидацијата на податоците помага да се комбинираат потребните информации што се присутни не само во различни табели и листови, туку и во други датотеки (книги). Постапката за мешање не одзема многу време и лесно се започнува со користење чекор-по-чекор инструкции.