Како да конвертирате датотеки на Excel во формат CSV

CSV (Вредности разделени со запирки) е вообичаен формат за складирање на табеларни податоци (нумерички и текст) во обичен текст. Овој формат на датотека е популарен и траен поради фактот што огромен број програми и апликации го разбираат CSV, барем како алтернативен формат на датотека за увоз/извоз. Покрај тоа, форматот CSV му овозможува на корисникот да ја разгледа датотеката и веднаш да најде проблем со податоците, доколку ги има, да го промени разграничот CSV, правилата за цитирање итн. Ова е можно бидејќи CSV е едноставен текст, па дури и не многу искусен корисник може лесно да го разбере без посебна обука.

Во оваа статија, ќе научиме брзи и ефикасни начини за извоз на податоци од Excel во CSV и ќе научиме како да конвертирате датотека Excel во CSV без да ги искривувате сите специјални и странски знаци. Техниките опишани во статијата работат во сите верзии на Excel 2013, 2010 и 2007 година.

• Конвертирајте податоци од Excel во CSV формат
• Извезете од Excel во формат CSV UTF-8 или UTF-16
• Други начини за претворање од Excel во CSV (зачувување на специјални знаци)

Како да ја конвертирате датотеката Excel во CSV

Ако сакате да ја извезете датотеката Excel во некоја друга апликација, како што е адресарот на Outlook или базата на податоци на Access, прво конвертирате го листот Excel во датотека CSV, а потоа увезете ја датотеката . Csv на друга апликација. Следното е чекор по чекор водич за тоа како да извезете работна книга на Excel во формат CSV користејќи ја алатката Excel - "Зачувај како".

1. Во работната книга на Excel, отворете го јазичето датотека (Датотека) и кликнете Зачувај како (Зачувај како). Покрај тоа, полето за дијалог Зачувување документ (Зачувај како) може да се отвори со притискање на копчето F12.
2. Во Тип на датотека (Зачувај како тип) изберете CSV (одделени со запирки) (CSV (ограничено со запирка)).Покрај CSV (ограничено со запирка), достапни се неколку други опции за формат на CSV:
   • CSV (одделени со запирки) (CSV (ограничено со запирка)). Овој формат ги складира податоците од Excel како текстуална датотека ограничена со запирка и може да се користи во друга апликација за Windows и во различна верзија на оперативниот систем Windows.
   • CSV (Macintosh). Овој формат зачувува работна книга на Excel како датотека ограничена со запирка за употреба на оперативниот систем Mac.
   • CSV (MS DOS). Зачувува работна книга на Excel како датотека ограничена со запирка за употреба во оперативниот систем MS-DOS.
   • Уникод текст (Текст на Уникод (*txt)). Овој стандард е поддржан од речиси сите постоечки оперативни системи, вклучувајќи ги Windows, Macintosh, Linux и Solaris Unix. Поддржува ликови од скоро сите модерни, па дури и некои древни јазици. Затоа, ако работната книга на Excel содржи податоци на странски јазици, препорачувам прво да ја зачувате во формат Уникод текст (Уникод текст (*txt)), а потоа претворете го во CSV како што е опишано подоцна во Извоз од Excel во UTF-8 или UTF-16 CSV формат.

Забелешка: Сите споменати формати го зачувуваат само активниот лист на Excel.

3. Изберете папка за да ја зачувате датотеката CSV и кликнете Зачувај (Зачувај).По притискање Зачувај (Зачувај) ќе се појават два дијалог-кутија. Не грижете се, овие пораки не укажуваат на грешка, така треба да биде.
4. Првиот дијалог прозорец ве потсетува на тоа Само тековниот лист може да се зачува во датотеката од избраниот тип (Избраниот тип на датотека не поддржува работни книги што содржат повеќе листови). За да го зачувате само тековниот лист, само притиснете OK.Ако сакате да ги зачувате сите листови од книгата, потоа кликнете откажување (Откажи) и зачувајте ги сите листови од книгата поединечно со соодветните имиња на датотеки или можете да изберете да зачувате друг тип на датотека што поддржува повеќе страници.
5. По кликнување OK во првиот дијалог прозорец, ќе се појави втор, предупредувајќи дека некои функции ќе станат недостапни бидејќи не се поддржани од форматот CSV. Вака треба да биде, па само кликнете Да (Да).

Вака може да се зачува работниот лист на Excel како CSV-датотека. Брзо и лесно, и тешко дека тука може да се појават тешкотии.

Извезете од Excel во CSV со кодирање UTF-8 или UTF-16

Ако листот Excel содржи какви било специјални или странски знаци (тилда, акцент и слично) или хиероглифи, тогаш конвертирањето на листот Excel во CSV на начин опишан погоре нема да работи.

Поентата е дека тимот Зачувај како > CSV (Зачувај како > CSV) ќе ги измеша сите знаци освен ASCII (Американски стандарден код за размена на информации). И ако има двојни наводници или долги цртички на листот Excel (префрлен во Excel, на пример, од документ Word при копирање / вметнување текст) - таквите знаци исто така ќе бидат исечени.

Лесно решение - Зачувајте го листот на Excel како текстуална датотека Уникод (.txt), а потоа претворете го во CSV. На овој начин, сите знаци кои не се ASCII ќе останат недопрени.

Пред да продолжите, дозволете ми накратко да ги објаснам главните разлики помеѓу шифрирањето UTF-8 и UTF-16, така што во секој поединечен случај можете да го изберете соодветниот формат:

• UTF-8 е покомпактно кодирање кое користи 1 до 4 бајти за секој знак. Најчесто се препорачува да се користи овој формат кога во датотеката преовладуваат ASCII знаци, бидејќи повеќето од овие знаци бараат 1 бајт меморија. Друга предност е тоа што кодирањето на датотека UTF-8 што содржи само ASCII знаци нема да се разликува на кој било начин од истата датотека ASCII.
• UTF-16 користи 2 до 4 бајти за складирање на секој знак. Забележете дека не во сите случаи датотеката UTF-16 бара повеќе мемориски простор отколку датотеката UTF-8. На пример, јапонските знаци заземаат 3 до 4 бајти во UTF-8 и 2 до 4 бајти во UTF-16. Така, има смисла да се користи UTF-16 ако податоците содржат азиски знаци, вклучувајќи јапонски, кинески и корејски. Главниот недостаток на ова кодирање е тоа што не е целосно компатибилен со датотеките ASCII и бара посебни програми за прикажување на такви датотеки. Имајте го ова на ум ако планирате да ги увезете добиените датотеки од Excel на друго место.

Како да конвертирате датотека Excel во CSV UTF-8

Да претпоставиме дека имаме ексел лист со странски знаци, во нашиот пример тоа се јапонски имиња.

За да го извеземе овој лист на Excel во датотека CSV, додека ги чуваме сите хиероглифи, ќе го направиме следново:

1. Во Excel, отворете го јазичето датотека (Датотека) и кликнете Зачувај како (Зачувај како).
2. Внесете го името на датотеката во полето Тип на датотека (Зачувај како тип) изберете Уникод текст (Текст на Уникод (*.txt)) и кликнете Зачувај (Зачувај).
3. Отворете ја креираната датотека во кој било стандарден уредувач на текст, како што е Notepad.

Забелешка: Не сите едноставни текстуални уредувачи целосно поддржуваат знаци на Уникод, така што некои може да изгледаат како правоаголници. Во повеќето случаи, ова нема да влијае на конечната датотека на кој било начин и можете едноставно да ја игнорирате или да изберете понапреден уредувач, како што е Notepad++.

4. Бидејќи нашата текстуална датотека Уникод го користи знакот на јазичето како разграничувач и сакаме да го претвориме во CSV (ограничено со запирка), треба да ги замениме знаците на јазичето со запирки.

Забелешка: Ако нема строга потреба да се добие датотека со разграничувачи на запирки, но ви треба која било CSV-датотека што може да ја разбере Excel, тогаш овој чекор може да се прескокне, бидејќи Microsoft Excel совршено ги разбира датотеките со разграничувач - табела.

4. Ако сè уште ви треба датотека CSV (одделена со запирки), тогаш направете го следново во Notepad:
   • Изберете го карактерот на јазичето, кликнете со десното копче на неа и во контекстното мени, кликнете Копирајте (Копирај), или само кликнете Ctrl + Cкако што е прикажано на сликата подолу.
   • прес Ctrl + Hза да го отворите полето за дијалог Заменик (Замени) и залепете го карактерот на копираниот таб во полето Дека (Најди што). Во овој случај, курсорот ќе се помести надесно - тоа значи дека е вметнат знак на јазиче. На терен од (Замени со) внесете запирка и притиснете Заменете ги сите (Заменете ги сите).

   Во Notepad, резултатот ќе биде вака:

   

5. Кликнете датотека > Зачувај како (Датотека > Зачувај како), внесете име за датотеката и во паѓачката листа Кодирање (кодирање) изберете UTF-8… Потоа притиснете го копчето Зачувај (Зачувај).
6. Стартувајте го Windows Explorer и променете ја наставката на датотеката од . Txt on . Csv.Променете ја наставката поинаку . Txt on . Csv Можете да го направите директно во Notepad. За да го направите ова, во полето за дијалог Зачувај како (Зачувај како) во полето Тип на датотека (Зачувај како тип) изберете опција Сите датотеки (Сите датотеки) и додадете „.csv“ на името на датотеката во соодветното поле, како што е прикажано на сликата подолу.
7. Отворете ја датотеката CSV во Excel, за ова, на јазичето датотека (Филето) замесува Отворено > Текстуални датотеки (Отворете > Текст датотеки) и проверете дали податоците се во ред.

Забелешка: Ако вашата датотека е наменета да се користи надвор од Excel и форматот UTF-8 е услов, тогаш не правете никакви промени на листот и не зачувувајте го повторно во Excel, бидејќи тоа може да доведе до проблеми со читањето на кодирањето. Ако некој дел од податоците не е прикажан во Excel, отворете ја истата датотека во Notepad и поправете ги податоците во неа. Не заборавајте повторно да ја зачувате датотеката во формат UTF-8.

Како да конвертирате датотека Excel во CSV UTF-16

Извезувањето во UTF-16 CSV-датотека е многу побрзо и полесно отколку извезувањето во UTF-8. Факт е дека Excel автоматски го применува форматот UTF-16 кога ја зачувувате датотеката како Уникод текст (Текст на Уникод).

За да го направите ова, зачувајте ја датотеката користејќи ја алатката Зачувај како (Зачувај како) во Excel, а потоа во Windows Explorer, сменете ја наставката на креираната датотека во . Csv. Направено!

Ако ви треба CSV-датотека со точка-запирка или точка-запирка како разграничувач, заменете ги сите знаци на јазичето со запирки или точка-запирки соодветно во Notepad или кој било друг уредувач на текст по ваш избор (видете претходно во оваа статија за детални инструкции како да го направите ова).

Други начини за конвертирање на датотеки на Excel во CSV

Методите опишани погоре за извоз на податоци од Excel во CSV (UTF-8 и UTF-16) се универзални, односно погодни за работа со какви било специјални знаци и во која било верзија на Excel од 2003 до 2013 година.

Постојат многу други начини за конвертирање на податоци од Excel во CSV формат. За разлика од решенијата прикажани погоре, овие методи нема да резултираат со чиста датотека UTF-8 (ова не важи за OpenOffice, кој може да извезува Excel датотеки во неколку опции за кодирање UTF). Но, во повеќето случаи, добиената датотека ќе го содржи точниот сет на знаци, кој потоа може безболно да се конвертира во формат UTF-8 користејќи кој било уредувач на текст.

Претворете ја датотеката Excel во CSV користејќи листови на Google

Како што се испоставува, многу е лесно да се конвертира датотека Excel во CSV со помош на Google Sheets. Под услов Google Drive да е веќе инсталиран на вашиот компјутер, следете ги овие 5 едноставни чекори:

1. Во Google Drive кликнете на копчето Креирај (Креирај) и изберете Табела (Табеларна пресметка).
2. На менито датотека (Филето) замесува Увоз (Увоз).
3. Кликнете превземи (Прикачи) и изберете ја датотеката Excel што ќе ја поставите од вашиот компјутер.
4. Во полето за дијалог Влијаниедатотека ort (Увези датотека) изберете Заменете ја табелата (Заменете ја табелата) и кликнете Увоз (Увоз).

Совет: Ако датотеката Excel е релативно мала, тогаш за да заштедите време, можете да префрлите податоци од неа на табела на Google користејќи копирање / залепување.

5. На менито датотека (Филето) замесува Преземи како (Преземи како), изберете тип на датотека CSV – датотеката ќе се зачува на компјутерот.

Конечно, отворете ја генерираната CSV-датотека во кој било уредувач на текст за да бидете сигурни дека сите знаци се правилно зачувани. За жал, CSV-датотеките создадени на овој начин не секогаш се прикажуваат правилно во Excel.

Зачувајте ја датотеката .xlsx како .xls и потоа претворете ја во датотека CSV

Овој метод не бара дополнителни коментари, бидејќи сè е веќе јасно од името.

Ова решение го најдов на еден од форумите посветени на Excel, не се сеќавам кој. Да бидам искрен, никогаш не сум го користел овој метод, но според многу корисници, некои специјални знаци се губат при зачувување директно од . Xlsx в . Csv, но останете ако први . Xlsx зачувај како . XLS, а потоа лајк . Csv, како што направивме на почетокот на оваа статија.

Како и да е, пробајте го овој метод за креирање CSV-датотеки од Excel за себе, и ако успее, ќе биде добар заштеда на време.

Зачувување на датотека Excel како CSV користејќи OpenOffice

ОпенОфис е пакет апликации со отворен код кој вклучува апликација за табеларни пресметки што одлично врши извоз на податоци од Excel во формат CSV. Всушност, оваа апликација ви дава пристап до повеќе опции при конвертирање на табели во CSV-датотеки (кодирање, разграничувачи и слично) отколку Excel и Google Sheets заедно.

Само отворете ја датотеката Excel во OpenOffice Calc, кликнете датотека > Зачувај како (Датотека > Зачувај како) и изберете го типот на датотека CSV текст (Текст CSV).

Следниот чекор е да ги изберете вредностите на параметрите Кодирање (Големи на знаци) и Сепаратор на поле (Одвојувач на поле). Се разбира, ако сакаме да создадеме UTF-8 CSV-датотека со запирки како разграничувачи, тогаш изберете UTF-8 и внесете запирка (,) во соодветните полиња. Параметар Сепаратор на текст (Одделувач на текст) обично се остава непроменет – наводници (“). Следен клик OK.

На ист начин, за брза и безболна конверзија од Excel во CSV, можете да користите друга апликација – LibreOffice. Се согласувам, би било одлично ако Microsoft Excel обезбеди можност и за прилагодување на поставките при креирање CSV-датотеки.

Во оваа статија, зборував за методите што ги знам за конвертирање на датотеки на Excel во CSV. Ако знаете поефикасни методи за извоз од Excel во CSV, кажете ни за тоа во коментарите. Ти благодарам за вниманието!