На далечина на Универзитетот за практична психологија, работиме на различни методи за самоорганизирање и подобрување на ефикасноста. Вклучувајќи и како правилно да се даде приоритет
Зошто да се даде приоритет.
Првата причина е очигледна: прво да ги направите најважните работи. Втората причина е помалку очигледна: така што во секој момент точно знаете со каков бизнис работите сега. За да нема избор, бидејќи токму во моментот на избор започнуваат фрлања, изговори, мисли како „да влезам да пијам чај“ и слично.
Долу фрлањето, поставете приоритети.
Сакам со вас да го споделам мојот авторски начин на приоретизирање, за овој метод нема да читате никаде на друго место. Според мене, ова е најефикасниот начин за давање приоритети, но има еден недостаток. Потребно е познавање на виша математика за второ одделение, поточно способност за множење и делење.
Па замислете го тоа имаш список за што треба. Дозволете ми да скицирам пример:
- Снимајте видео за страницата
- Нарачајте компјутерско биро
- Одговорете на итни е-пошта
- Расклопете ја кутијата во плакарот
Па, тоа е за таков список е изваден од таванот од мене. Следно, ќе го оцениме значењето на секој случај. Значењето ќе се состои од три параметри:
- Важност Колку е важно да се направи ова? Дали ќе се случи нешто страшно ако одлучите воопшто да не го правите тоа? Колку зависи од неговата имплементација?
- Итност - Колку брзо треба да се направи ова? Да се откажат од сè и само да го направат тоа? Или ако го направите во рок од една недела, дали е во основа нормално?
- Сложеност - Колку долго ќе трае оваа работа? Дали треба да преговарам и да комуницирам со други луѓе за да го направам тоа? Колку е емотивно и морално едноставно или, напротив, сложено и непријатно?
Оценете ги сите случаи на овие три параметри на скала од 1 до 10 по редослед на важност-итност-тежина. На крајот, ќе завршите со нешто како ова:
- Снимајте видео за страницата 8 6 7
- Нарачајте компјутерско биро 6 2 3
- Одговори на итни е-пошта 7 9 2
- Расклопете ја кутијата во плакарот 2 2 6
Значи, сите случаи се оценуваат според трите критериуми Важност-Итност-Сложеност, но досега нема да може да се даде приоритет, бидејќи сè уште не е јасно кои предмети да се стават на прво место, важни или итни? Или можеби прво наједноставните, за да можат брзо да се направат и да не го одвлекуваат вниманието?
Да се даде приоритет претпоставуваме крајната важност на секој случај.
Значење = Важност * Итност / Комплексност
Помножете ја важноста со итноста и делете ја со сложеност. Така, на самиот врв ќе имаме работи кои се многу важни и многу итни, а притоа се многу едноставни. Па, обратно. И тогаш нашата листа ќе биде вака:
- Снимајте видео за страницата 8 * 6 / 7 = 6.9
- Нарачајте компјутерско биро 6 * 2 / 3 = 4.0
- Одговори на итни е-пошта 7 * 9 / 2 = 31.5
- Расклопете ја кутијата во плакарот 2 * 2 / 6 = 0.7
Користев калкулатор за пресметување и заокружување на вредностите на десетини, таквата точност ќе биде сосема доволна. Сега гледаме колку е лесно да се подредат работите по приоритет:
- Одговори на итни е-пошта 31.5
- Направете видео за страницата 6.9
- Нарачајте компјутерско биро 4.0
- Расклопете ја кутијата во плакарот 0.7
Најдоброто нешто за оваа постапка е тоа што не се потребни сложени одлуки, постои готов алгоритам кој секогаш правилно ќе даде приоритет. Ваша задача е само соодветно да ја процените важноста, итноста и сложеноста на случајот техниката презема.
Приоритет на овој начин со листата што сте ја направиле во претходната задачаза да бидете сигурни дека не само што е едноставна, туку дека конечниот список е сосема адекватен. На прво место се оние работи кои на прво место е навистина разумно да се направат.