Тоа го наведува принципот Парето, именуван по италијанскиот економист Вилфредо Парето 80% од проблемите можат да бидат предизвикани од 20% причини. Принципот може да биде многу корисен, па дури и да ви спасува живот, кога треба да изберете кој од многуте проблеми прво да го решите или ако отстранувањето на проблемите е комплицирано од надворешни околности.
На пример, штотуку ви беше побарано да водите тим кој има потешкотии да работи на проект за да го насочите во вистинската насока. Ги прашувате членовите на тимот кои биле нивните главни пречки во постигнувањето на нивните цели и цели. Тие прават листа што ја анализирате и дознавате кои биле главните причини за секој од проблемите со кои се соочил тимот, обидувајќи се да ги согледа заедничките страни.
Сите откриени причини за проблеми се подредени според зачестеноста на нивното појавување. Гледајќи ги бројките, откривате дека недостатокот на комуникација помеѓу имплементаторите на проектот и засегнатите страни на проектот е основната причина за првите 23 проблеми со кои се соочува тимот, додека вториот најголем проблем е пристапот до потребните ресурси (компјутерски системи, опрема итн. .). .) резултираше со само 11 поврзани компликации. Другите проблеми се изолирани. Јасно е дека со решавање на комуникацискиот проблем може да се отстранат огромен процент на проблеми, а со решавање на проблемот со пристап до ресурси може да се решат речиси 90% од пречките на патот на тимот. Не само што сфативте како да му помогнете на тимот, туку штотуку направивте анализа на Парето.
Вршењето на целата оваа работа на хартија веројатно ќе потрае одредено време. Процесот може значително да се забрза со користење на табелата Парето во Microsoft Excel.
Табелите на Парето се комбинација од линиски дијаграм и хистограм. Тие се единствени по тоа што обично имаат една хоризонтална оска (оска на категорија) и две вертикални оски. Табелата е корисна за приоретизирање и сортирање на податоците.
Моја задача е да ви помогнам да подготвите податоци за табелата Парето и потоа да ја креирате самата табела. Ако вашите податоци се веќе подготвени за табелата Парето, тогаш можете да продолжите на вториот дел.
Денеска ќе анализираме проблематична ситуација во компанија која редовно ги надоместува трошоците на вработените. Наша задача е да откриеме на што трошиме најмногу и да разбереме како можеме да ги намалиме овие трошоци за 80% со помош на брза Парето анализа. Можеме да дознаеме кои трошоци сочинуваат 80% од повратот и да ги спречиме високите трошоци во иднина со промена на политиката за користење на големопродажните цени и дискутирање за трошоците на вработените.
Прв дел: Подгответе податоци за табелата Парето
- Организирајте ги вашите податоци. Во нашата табела има 6 категории на паричен надоместок и суми што ги бараат вработените.
- Подредете ги податоците по опаѓачки редослед. Проверете дали се избрани колоните А и Вправилно да се подреди.
- Збир на колони износ (број на трошоци) се пресметува со помош на функцијата SUM (СУМ). Во нашиот пример, за да ја добиете вкупната сума, треба да ги додадете ќелиите од V3 до V8.
Копчињата копчиња: За да сумирате опсег на вредности, изберете ќелија B9 и притиснете Alt+=. Вкупниот износ ќе биде 12250 долари.
- Направете колона Кумулативна сума (кумулативна сума). Да почнеме со првата вредност $ 3750 во ќелијата B3. Секоја вредност се заснова на вредноста на претходната ќелија. Во ќелија C4 тип =C3+B4 и притиснете Внесете.
- За автоматско пополнување на преостанатите ќелии во колона, кликнете двапати на рачката за автоматско пополнување.
- Следно, креирајте колона Кумулативни % (кумулативен процент). За да ја пополните оваа колона, можете да го користите збирот на опсегот износ и вредности од колона Кумулативна сума. Во лентата со формула за ќелија D3 внесете =C3/$B$9 и притиснете Внесете. Симбол $ создава апсолутна референца така што збирната вредност (референца на ќелијата B9) не се менува кога ќе ја копирате формулата надолу.
- Кликнете двапати на маркерот за автоматско пополнување за да ја пополните колоната со формула или кликнете на маркерот и повлечете го низ колоната со податоци.
- Сега сè е подготвено за да започнеме со градење на табелата Парето!
Втор дел: Изградба на табела Парето во Excel
- Изберете ги податоците (во нашиот пример, ќелиите од A2 by D8).
- прес Alt + F1 на тастатурата за автоматски да креирате графикон од избраните податоци.
- Десен-клик во областа на графиконот и од менито што се појавува, кликнете Изберете податоци (Изберете податоци). Ќе се појави дијалог-кутија Избор на извор на податоци (Изберете Извор на податоци). Изберете линија Кумулативна сума и притиснете Отстрани (Отстрани). Потоа OK.
- Кликнете на графикот и користете ги копчињата со стрелки на тастатурата за да се движите помеѓу неговите елементи. Кога ќе се избере ред со податоци Кумулативни %, која сега се совпаѓа со оската на категоријата (хоризонтална оска), кликнете со десното копче на неа и изберете Променете го типот на графиконот за серија (Променете го типот на серии на графикони). Сега оваа серија на податоци е тешко да се види, но е возможна.
- Ќе се појави дијалог-кутија Променете го типот на графиконот (Промени го типот на графиконот), изберете линиски графикон.
- Значи, добивме хистограм и график со рамна линија долж хоризонталната оска. За да се прикаже релјефот на линискиот график, потребна ни е уште една вертикална оска.
- Десен клик на ред Кумулативни % и во менито што се појавува кликнете Формат на серии на податоци (Форматирајте серии на податоци). Ќе се појави дијалог-кутија со исто име.
- Во делот Опции за редови (Опции за серијата) изберете Мала оска (Секундарна оска) и притиснете го копчето Затвори (Затвори).
- Ќе се појави процентуалната оска, а табелата ќе се претвори во полноправна табела Парето! Сега можеме да извлечеме заклучоци: најголемиот дел од трошоците се школарина (надоместоци за обука), опрема (хардвер) и канцелариски материјал (канцелариски материјали).
Со чекор-по-чекор инструкции за поставување и креирање на табела Парето во Excel при рака, испробајте го во пракса. Со примена на анализата Парето, можете да ги идентификувате најзначајните проблеми и да направите значаен чекор кон нивно решавање.