Како да најдете и отстраните дупликати во Excel. 5 методи за наоѓање и отстранување дупликати во Excel

Не е тајна дека во Excel честопати треба да работите со големи табели кои содржат огромна количина на информации. Во исто време, таков обем на информации за време на обработката може да предизвика неуспеси или неточни пресметки при користење на различни формули или филтрирање. Ова особено се чувствува кога треба да работите со финансиски информации.

Затоа, за да ја поедноставиме работата со таква низа информации и да ја елиминираме можноста за грешки, ќе анализираме точно како да работиме со редови во Excel и да ги користиме за отстранување на дупликати. Можеби звучи комплицирано, но да се открие тоа е всушност прилично едноставно, особено кога при рака има дури пет методи за работа со наоѓање и отстранување дупликати.

Метод 1: Рачно отстранете ги дупликатите редови

Првиот чекор е да размислите за користење на наједноставниот начин за справување со дупликати. Ова е рачен метод, кој вклучува користење на табулаторот „Податоци“:

1. Прво треба да ги изберете сите ќелии од табелата: држете го LMB и изберете ја целата област на ќелиите.
2. На врвот на лентата со алатки, треба да го изберете делот „Податоци“ за да пристапите до сите потребни алатки.
3. Внимателно ги разгледуваме достапните икони и ја избираме онаа што има две колони ќелии насликани во различни бои. Ако лебдите над оваа икона, ќе се прикаже името „Избриши дупликати“.
4. За ефикасно користење на сите параметри на овој дел, доволно е да бидете внимателни и да одвоите време со поставките. На пример, ако табелата има „Заглавие“, тогаш не заборавајте да обрнете внимание на ставката „Моите податоци содржат заглавија“, мора да се провери.

5. Следно доаѓа прозорец кој прикажува информации по колони. Треба да ги изберете колоните што сакате да ги проверите за дупликати. Најдобро е да ги изберете сите за да ги минимизирате прескокнуваните снимки.

6. Откако сè е подготвено, повторно проверете ги означените информации и кликнете OK.
7. Excel автоматски ќе ги анализира избраните ќелии и ќе ги отстрани сите опции што се совпаѓаат.
8. По целосна проверка и отстранување на дупликатите од табелата, во програмата ќе се појави прозорец во кој ќе има порака дека процесот е завршен и ќе бидат наведени информации за тоа колку соодветни редови се избришани.

Треба само да кликнете на „OK“ и можете да претпоставите дека сè е подготвено. Внимателно изведете ја секоја акција, а резултатот сигурно нема да ве разочара.

Метод 2: Отстранување на дупликати со помош на паметна табела

Сега да разгледаме подетално уште еден корисен метод за отстранување на дупликати, кој се заснова на употреба на „паметна табела“. Доволно е да се следат овие препораки:

1. Прво, изберете ја целата табела на која сакате да примените паметен алгоритам за автоматска обработка на информации.

2. Сега користете ја лентата со алатки, каде што треба да го изберете делот „Дома“, а потоа пронајдете „Форматирај како табела“. Оваа икона обично се наоѓа во потсекцијата „Стилови“. Останува да ја користите специјалната стрелка надолу до иконата и да го изберете стилот на дизајнот на табелата што најмногу ви се допадна.

3. Откако сè е направено правилно, ќе се појави дополнителна порака за форматирање на табелата. Го одредува опсегот за кој ќе се применува функцијата Smart Table. И ако претходно сте ги избрале потребните ќелии, тогаш опсегот ќе биде означен автоматски и ќе треба само да го проверите.

4. Останува само да започнеме со пребарување и понатамошно отстранување на дупликат линии. За да го направите ова, треба да преземете дополнителни чекори:
   • поставете го курсорот на произволна ќелија на табелата;
   • во горната лента со алатки, изберете го делот „Дизајн на табела“;
   • бараме икона во форма на две колони ќелии со различна боја, кога ќе лебдите над нив, ќе се прикаже натписот „Избриши дупликати“;
   • следете ги чекорите што ги наведовме во првиот метод по користењето на дадената икона.

Обрнете внимание! Овој метод има уникатно својство - благодарение на него, ќе може да се работи со табели од различни опсези без никакви ограничувања. Секоја избрана област додека работите со Excel ќе биде внимателно анализирана за дупликати.

Метод 3: Користење на филтер

Сега да обрнеме внимание на посебен метод кој ви овозможува да не отстранувате дупликати од табелата, туку едноставно да ги скриете. Всушност, овој метод ви овозможува да ја форматирате табелата на таков начин што ништо не се меша во вашата понатамошна работа со табелата и е можно визуелно да се добијат само релевантни и корисни информации. За да го имплементирате, само треба да ги следите овие чекори:

1. Првиот чекор е да ја изберете целата табела во која ќе манипулирате за да ги отстраните дупликатите.
2. Сега одете во делот „Податоци“ и веднаш одете во потсекцијата „Филтер“.

3. Јасен знак дека филтерот е активиран е присуството на специјални стрелки во заглавието на табелата, по што ќе ви биде доволно да ги користите и да означите информации за дупликати (на пример, збор или ознака во пребарувањето) .

Така, можете веднаш да ги филтрирате сите дупликати и да извршите дополнителни манипулации со нив.

Напреден филтер за наоѓање дупликати во Excel

Постои уште еден дополнителен начин за користење на филтри во Excel, за ова ќе ви требаат:

1. Изведете ги сите чекори од претходниот метод.
2. Во прозорецот со алатки, користете ја иконата „Advanced“, која се наоѓа веднаш до истиот филтер.

3. Откако ќе ја користите оваа икона, само треба да обрнете внимание на прозорецот за напредни поставки. Овој напреден пакет со алатки ќе ви овозможи да се запознаете со првичните информации:
   • прво, треба да го проверите наведениот опсег на табелата за да одговара на она што сте го забележале;
   • не заборавајте да го проверите полето „Само единствени записи“;
   • штом сè е подготвено, останува само да кликнете на копчето „OK“.

4. Откако ќе се исполнат сите препораки, се што треба да направите е да ја погледнете табелата и да бидете сигурни дека дупликатите повеќе не се прикажуваат. Ова ќе биде веднаш видливо ако ги погледнете информациите долу лево, што го одразува бројот на линии прикажани на екранот.

Важно! Ако треба да вратите сè во првобитната форма, тогаш е што е можно поедноставно да го направите ова. Доволно е само да го откажете филтерот со извршување слични дејства што беа наведени во инструкцијата за методот.

Метод 4: Условно форматирање

Условното форматирање е специјален пакет со алатки што се користи за решавање на многу проблеми. Можете да ја користите оваа алатка за да пронајдете и отстраните дупликати во табела. За да го направите ова, ќе треба да го направите следново:

1. Како и досега, прво ќе треба да ги изберете ќелиите од табелата што планирате да ги форматирате.
2. Сега треба да отидете во табулаторот „Дома“ и да ја пронајдете специјалната икона „Условно форматирање“, која се наоѓа во потсекцијата „Стилови“.

3. Откако ќе ги завршите чекорите, ќе имате пристап до прозорецот наречен „Правила за избор на ќелии“, а потоа треба да ја изберете ставката „Дупликати вредности“.

4. Бидете сигурни да обрнете внимание на поставките за форматирање, тие треба да се остават непроменети. Единственото нешто што може да се промени е кодирањето во боја според вашите преференции. Откако сè е подготвено, можете да кликнете на „OK“.

5. Благодарение на таквите дејства, можете да ги истакнете сите дупликати во друга боја и да започнете да работите со нив во иднина.

Внимание! Главниот недостаток на овој метод е што при користење на таква функција, се означени апсолутно сите исти вредности, а не само оние опции каде што се совпаѓа целата низа. Вреди да се запамети оваа нијанса за да се избегнат проблеми со визуелната перцепција и да се разбере точно како да се дејствува и на што да се обрне внимание.

Метод 5: Формула за отстранување на дупликат редови

Овој метод е најтежок од сите наведени, бидејќи е наменет исклучиво за оние корисници кои ги разбираат функциите и карактеристиките на оваа програма. На крајот на краиштата, методот вклучува употреба на сложена формула. Изгледа вака: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). Сега треба да одлучите како точно да го користите и каде да го примените:

1. Првиот чекор е да додадете нова колона која ќе биде посветена исклучиво на дупликати.

2. Выделете верхнюю ячейку и внесете во нее форма: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. Сега изберете ја целата колона за дупликати без да го допирате заглавието.

• Ставете го курсорот на крајот од формулата, само бидете внимателни со оваа ставка, бидејќи формулата не е секогаш јасно видлива во ќелијата, подобро е да ја користите горната лента за пребарување и внимателно да ја погледнете точната локација на курсорот.
• Откако ќе го поставите курсорот, мора да го притиснете копчето F2 на тастатурата.
• После тоа, треба да ја притиснете комбинацијата на копчиња „Ctrl + Shift + Enter“.

4. Благодарение на извршените дејства, ќе биде можно правилно да се пополни формулата со потребните информации од табелата.

Наоѓање совпаѓања со командата Find

Сега вреди да се разгледа уште една интересна опција за наоѓање дупликати. Особено за таков метод, ќе ви треба друга формула која изгледа вака: =COUNTIF(A:A, A2)>1.

Дополнителни информации! Во оваа формула, А2 значи ознака на првата ќелија од областа во која планирате да пребарувате. Штом формулата е внесена во првата ќелија, можете да ја повлечете вредноста и да ги добиете потребните информации. Благодарение на таквите дејства, ќе биде можно да се дистрибуираат информации во „ТОЧНО“ и „НЕТОЧНО“. И ако треба да пребарувате во ограничена област, тогаш означете го опсегот на пребарување и не заборавајте да ги обезбедите овие ознаки со знакот $, кој ќе го потврди извршувањето и ќе го направи основа.

Ако не сте задоволни со информациите во форма на „ТОЧНО“ или „НЕТОЧНО“, тогаш предлагаме да ја користите следнава формула, која ги структурира информациите: =IF(COUNTIF($A$2:$A$17, A2)>1;“Дупликат“;„Единствен“). Правилното извршување на сите дејства ќе ви овозможи да ги добиете сите потребни дејства и брзо да се справите со постоечките дупликат информации.

Како да користите стожерна табела за да најдете дупликати

Дополнителен метод за користење на функциите на Excel за наоѓање дупликати е PivotTable. Точно, за да го користите, сè уште ви треба основно разбирање за сите функции на програмата. Што се однесува до главните дејства, тие изгледаат вака:

1. Првиот чекор е да креирате распоред на табелата.
2. Мора да го користите истото поле како информација за низи и вредности.
3. Избраните зборови за совпаѓање ќе станат основа за автоматско броење на дупликати. Само не заборавајте дека основата на функцијата за броење е командата „COUNT“. За понатамошно разбирање, имајте на ум дека сите вредности што ја надминуваат вредноста од 1 ќе бидат дупликати.

Обрнете внимание на сликата од екранот, која покажува пример за таков метод.

Главната разлика на овој метод е отсуството на какви било формули. Може безбедно да се усвои, но прво треба да ги проучите карактеристиките и нијансите на користење на стожерна табела.

Заклучок

Сега ги имате сите потребни информации во врска со методите за користење на пребарување и отстранување на дупликати, а имате и препораки и совети кои ќе ви помогнат брзо да го решите проблемот.