содржина
Многу деловни процеси (па дури и цели бизниси) во овој живот вклучуваат исполнување на нарачки од ограничен број изведувачи до даден рок. Планирањето во вакви случаи се случува, како што велат, „од календарот“ и честопати има потреба да се префрлат планираните настани во него (нарачки, состаноци, испораки) во Microsoft Excel - за понатамошна анализа по формули, стожерни табели, графикони, итн.
Се разбира, би сакал да спроведам таков трансфер не со глупаво копирање (што едноставно не е тешко), туку со автоматско ажурирање на податоците, така што во иднина сите промени направени во календарот и новите нарачки во лет ќе бидат прикажани во Excel. Ваков увоз може да го имплементирате за неколку минути користејќи го додатокот Power Query вграден во Microsoft Excel, почнувајќи од верзијата 2016 година (за Excel 2010-2013, може да се преземе од веб-страницата на Microsoft и да се инсталира одделно од врската) .
Да претпоставиме дека го користиме бесплатниот Google Calendar за планирање, во кој јас, за погодност, создадов посебен календар (копчето со знак плус во долниот десен агол до Други календари) со наслов работа. Овде ги внесуваме сите нарачки што треба да се завршат и достават до клиентите на нивните адреси:
Со двоен клик на која било нарачка, можете да ги видите или уредите нејзините детали:
Забележи го тоа:
- Името на настанот е менаџеркој ја исполнува оваа наредба (Елена) и orderNumber
- Назначено адреса испорака
- Белешката ги содржи (во посебни редови, но по кој било редослед) параметрите на нарачката: вид на плаќање, износ, име на клиент и сл. во формат Параметар=Вредност.
За јасност, нарачките на секој менаџер се означени во нивната сопствена боја, иако тоа не е неопходно.
Чекор 1. Добијте врска до Google Calendar
Прво треба да добиеме веб-врска до нашиот календар на нарачки. За да го направите ова, кликнете на копчето со три точки Опциите на календарот работат веднаш до името на календарот и изберете ја командата Поставки и споделување:
Во прозорецот што се отвора, можете, по желба, да го направите календарот јавен или да отворите пристап до него за поединечни корисници. Потребна ни е и врска за приватен пристап до календарот во формат iCal:
Чекор 2. Вчитајте податоци од календарот во Power Query
Сега отворете Excel и на јазичето податоци (ако имате Excel 2010-2013, тогаш на јазичето Барање за напојување) изберете команда Од Интернет (Податоци - од Интернет). Потоа залепете ја копираната патека до календарот и кликнете OK.
iCal Power Query не го препознава форматот, но лесно е да се помогне. Во суштина, iCal е обична текстуална датотека со две точки како разграничувач, а внатре изгледа вака:
Така, можете само да кликнете со десното копче на иконата на преземената датотека и да го изберете форматот што е најблизок по значење CSV – и нашите податоци за сите нарачки ќе бидат вчитани во уредувачот за барање Power Query и поделени во две колони по две точки:
Ако погледнете внимателно, јасно ќе видите дека:
- Информациите за секој настан (нарачка) се групирани во блок кој започнува со зборот BEGIN и завршува на КРАЈ.
- Датумите на почеток и крај се зачувани во низи означени како DTSTART и DTEND.
- Адресата за испорака е LOCATION.
- Забелешка за нарачка – поле ОПИС.
- Име на настанот (име на менаџер и број на нарачка) — поле РЕЗИМЕ.
Останува да се извлечат овие корисни информации и да се трансформираат во пригодна табела.
Чекор 3. Претворете во нормален приказ
За да го направите ова, извршете го следниов синџир на дејства:
- Ајде да ги избришеме првите 7 линии што не ни требаат пред првата команда BEGIN Дома — Избриши редови — Избриши горните редови (Дома - Отстрани редови - Отстрани ги горните редови).
- Филтрирај по колона Column1 линии кои ги содржат полињата што ни се потребни: DTSTART, DTEND, DESCRIPTION, LOCATION и SUMMARY.
- На јазичето Напредно Додавање колона изберете Индекс колона (Додај колона - Индекс колона)да додадеме колона со број на ред во нашите податоци.
- Токму таму на јазичето. Додавање колона изберете тим Условна колона (Додај колона - Условна колона) и на почетокот на секој блок (нарачка) ја прикажуваме вредноста на индексот:
- Пополнете ги празните ќелии во добиената колона Блокирање насо десен клик на неговиот наслов и избирање на командата Пополнете – Надолу (Пополнете - надолу).
- Отстранете ја непотребната колона индекс.
- Изберете колона Column1 и изврши конволуција на податоците од колоната Column2 користејќи ја командата Трансформација – Стожерна колона (Трансформација - Стожерна колона). Бидете сигурни да изберете во опциите Не агрегирајте (Не собирај)така што ниедна математичка функција не се применува на податоците:
- Во добиената дводимензионална (вкрстена) табела, исчистете ги задните црти во колоната за адреса (десен клик на заглавието на колоната - Замена на вредности) и отстранете ја непотребната колона Блокирање на.
- За вртење на содржината на колоните DTSTART и ДТЕНД во целосен датум-време, означувајќи ги, изберете на картичката Transform – Date – Run Analysis (Трансформација - Датум - Анализирај). Потоа го коригираме кодот во лентата со формули со замена на функцијата Дата од on ДатумВреме.Одза да не се изгубат временските вредности:
- Потоа, со десен клик на заглавието, ја делиме колоната ОПИС со параметри за редослед по сепаратор – симбол n, но во исто време, во параметрите, ќе ја избереме поделбата во редови, а не во колони:
- Повторно, ја делиме добиената колона на две посебни - параметар и вредност, но со знакот за еднаквост.
- Избор на колона ОПИС.1 изведете ја конволуцијата, како што направивме претходно, со командата Трансформација – Стожерна колона (Трансформација - Стожерна колона). Колоната за вредности во овој случај ќе биде колона со вредности на параметри - ОПИС.2 Не заборавајте да изберете функција во параметрите Не агрегирајте (Не собирај):
- Останува да ги поставите форматите за сите колони и да ги преименувате по желба. И можете да ги испратите резултатите назад во Excel со командата Дома — Затвори и вчитај — Затвори и вчитај во… (Дома - Затвори&Вчитај - Затвори&Вчитај до…)
И тука е нашата листа на нарачки вчитани во Excel од Google Calendar:
Во иднина, кога менувате или додавате нови нарачки во календарот, ќе биде доволно само да го ажурираме нашето барање со командата Податоци - Освежи ги сите (Податоци - Освежи ги сите).
- Фабричкиот календар во Excel ажуриран од интернет преку Power Query
- Трансформирање на колона во табела
- Направете база на податоци во Excel