содржина
Наутро треба да напишете листа на задачи, да поставите приоритет... И тоа е се, гарантиран ни е успешен ден? За жал не. На крајот на краиштата, не секогаш разбираме како да го разликуваме главното од секундарното, важното од итното. Имаме и потешкотии да се концентрираме. Деловен тренер кажува како да се поправи.
„За жал, ситуациите во кои успевам да ги ставам моите приоритети се норма наместо исклучок. Се трудам да ги планирам задачите за тој ден, истакнувајќи ја главната работа, но на крајот од денот се чувствувам целосно исцрпена затоа што ми го одвлекуваат вниманието од повици, мали промет и состаноци. Најважните задачи продолжуваат да се одложуваат, а грандиозните планови за годинава остануваат испишани на парчиња хартија. Што можете да направите за да си помогнете?» прашува Олга, 27 години.
Слично барање често налетувам на обуките за менаџерска ефективност. Клиентите сметаат дека главната причина за нивниот проблем е немањето приоритети. Но, во реалноста тие се, само човек не е многу концентриран на нив.
И првиот чекор во решавањето на ова прашање е изборот на вистинската алатка која ќе работи на вашата концентрација. Треба точно да одговара на вашите лични карактеристики: мора да ги земете предвид условите на вашата работа и местото на живеење.
За да започнете, можете да користите неколку популарни методи кои долго време се препознаваат како ефективни. Се трудам да им ги препорачам на клиентите со кои штотуку почнуваме да работиме.
Прв пристап: Разберете ги критериумите за евалуација
Прво, одговорете на прашањето: Кои критериуми ги користите кога давате приоритет? Најчестиот одговор е критериумот „ургентност“. Со него сите случаи се редат по ред во зависност од рокот. И само после тоа градиме нови задачи во добиениот „виртуелен конструктор“, поместувајќи ги многу назад оние што можат да се завршат подоцна.
Кои се недостатоците на овој пристап? Списокот на денешните приоритети треба да го вклучува не само она што утре ќе ја изгуби важноста, односно итно, туку и она што ние апстрактно го нарекуваме „важно“. Тоа е она што нè придвижува кон постигнување на целта или што отстранува сериозни пречки на патот до неа.
И тука многумина грешат да ги заменат критериумите. Лаконски, ова може да се изрази на следниов начин: „Ова е многу итно, бидејќи е многу важно! „Ова е многу важно бидејќи крајниот рок е утре! Но, ако вашата листа на приоритети за денот не содржи задачи што водат до постигнување на цели што се значајни за вас, треба внимателно да ја анализирате вашата листа на задачи.
Треба да одлучите кои критериуми ги користите за да ја одредите „итноста“ и „важноста“ на задачите и дали ги мешате овие два концепта.
Втор пристап: Идентификувајте три категории на приоритети
Како што знаете, хоризонтите на планирање се различни. Ако размислуваме за хоризонт на планирање од еден ден, тогаш подобро е да продолжиме на следниов начин:
- Поставете еден врвен приоритет за тој ден. Ова е задачата на која ќе го потрошите максимумот од вашето време и енергија денес;
- Идентификувајте три или четири работи на кои ќе потрошите најмалку време и труд денес. Подобро е ако запишете колку време (пет минути, десет минути) планирате да потрошите на одреден случај. Ова ќе стане вашата листа со „последен приоритет“.
- Во третата категорија ќе спаѓа она што може да се нарече „случаи на резидуален принцип“. Тие ќе бидат завршени доколку им остане слободно време. Но, ако останат нереализирани, тоа нема да влијае на ништо.
Овде се соочуваме со прашањето: „Како да не трошиме максимална енергија на „последниот приоритет“, несвесно ставајќи го настрана „главниот“? Третиот пристап ќе помогне да се одговори.
Трет пристап: Користете го режимот за бавно време
Поголемиот дел од нашето работно време го поминуваме во режим „брзо време“. Мораме да учествуваме во рутински процеси и да обработуваме огромна количина на информации.
„Бавното време“ е најефективниот начин да се запре рутинското „трчање во тркалото“. Ова е свесен поглед во себе и почетна точка за наоѓање одговори на прашањата: „Што правам? За што? Што не правам и зошто?
За овој метод да работи најдобро, следете ги овие три упатства:
- Внесете во вашата секојдневна рутина одреден ритуал. Ова треба да биде повторлива активност во текот на денот што ќе ве стави во режим на „бавно време“. Тоа може да биде пауза за чај, и редовни сквотови. Ритуалот треба да трае не повеќе од 5 минути и да ви овозможи да бидете сами. И, се разбира, ќе ви донесе радост и задоволство - тогаш нема да го одложите за утре.
- Имајте на ум дека „бавното време“ не е само време за уживање, туку и можност да го зголемите вашето задоволство со режимот „брзо време“. И поставете си три прашања: „Каков резултат треба да постигнам денес?“, „Кој е следниот мал чекор кон овој резултат што треба да го направам?“, „Што ме одвлекува од тоа и како да не се оддалечам?“ Овие прашања ќе ви помогнат да ги имате на ум вашите главни цели. И планирањето на следните мали чекори ќе биде одлична превенција од одолговлекување.
- Користете го режимот за бавно време два до четири пати на ден. Колку почесто и посилно сте под влијание на факторите на надворешниот свет, толку почесто треба да се префрлате на овој режим. Три прашања и неколку минути по сесија ќе бидат доволни. Главниот критериум е тоа да ви причинува задоволство. Но запомнете: да ја користите техниката помалку од еднаш дневно, не значи воопшто да ја практикувате.