Групирање и дегрупирање на податоци во Excel. Чекор по чекор инструкции со фотографија

Сега е ерата на информации. Количината на податоци што луѓето треба да ги обработуваат секој ден расте се повеќе и повеќе. Ова се однесува на сите можни области од животот, вклучувајќи ја и работата. Сега има се повеќе области на човековата активност во кои постои акутна потреба за способност за брзо обработување на големи количини на информации.

Една од карактеристиките на Excel што ви овозможува да го направите ова е групирањето. Факт е дека структурирањето на информациите помага да се работи не со сите достапни податоци, туку само со мали делови. Ако спакувате ист тип на информации во еден блок, тогаш е полесно за компјутерот и за самата личност. Речиси не постои област во која структурирањето на информациите не би било барано:

1. Обработка на податоци за продажба. Магацините редовно добиваат огромни серии од широк спектар на стоки со различна цена, тежина, добавувач, име итн. Структурирањето на податоците го олеснува навигацијата во целата оваа низа информации.
2. Студии. Квалитетот на образованието и самообразованието е тесно поврзан со тоа колку добро се структурирани информациите. Затоа, ако правилно групирате податоци од ист тип рамо до рамо, ќе биде полесно да се извршуваат не само практични задачи поврзани со статистиката, на пример, туку и теоретски задачи, да се организираат домашни задачи итн.
3. Извештај за сметководство. Сметководителите редовно треба да се занимаваат со броеви, од кои секој има врски со други броеви. И за да биде поудобно да се работи со голем број вредности uXNUMXbuXNUMXповрзани едни со други и информации од различен тип, многу е погодно да се користи групирање на податоци.

Исто така, функцијата за групирање податоци ви овозможува да скриете застарени информации. Ајде да видиме како функционира и како можете да го користите.

Како да поставите функционални параметри

За да работите со групирање податоци, прво мора да го конфигурирате. За да го направите ова, одете на табулаторот „Податоци“ и пронајдете ја опцијата „Структура“ таму. Следно, ќе се појави скокачки панел во кој треба да најдете копче во долниот десен агол.

После тоа, ќе се појави прозорец во кој треба да ги изберете соодветните полиња за избор и да го притиснете копчето ОК. Овие поставки контролираат како ќе се прикажуваат податоците.

Важно: во пракса, многу луѓе сметаат дека е прилично незгодно да се прикажуваат збирови под податоците. Затоа, можете да го оставите ова поле нештиклирано. Исто така, се препорачува да се провери полето „Автоматски стилови“.

Откако ќе ги завршите овие чекори, можете веднаш да започнете да групирате информации.

Како да групирате податоци по редови

Сега да откриеме што треба да се направи за да се групираат редовите, во пракса.

1. Направете нов ред над или под оние што сакаме да ги групираме. Сè зависи од тоа кој метод за прикажување на резултатите е избран во претходната фаза.
2. Следниот чекор е да креирате наслов на табелата во горната лева ќелија од додадениот ред. Ова ќе биде името на групата во која ќе се комбинираат ќелиите кои се вообичаени на одредена основа.
3. Изберете ги сите ќелии во областа под новосоздадениот ред или над него (во зависност од тоа што направивме во првиот чекор). После тоа, го бараме копчето „Структура“ на табулаторот за податоци и таму ја наоѓаме опцијата „Група“. Важно е да не кликнете на стрелката или името на командата во скокачкиот панел, туку на иконата.

Ако сè уште кликнете на стрелката надолу, ќе се појави дополнително мени во кое можете да ја изберете функцијата за групирање или да креирате структура. Ние сме првенствено заинтересирани за групирање во оваа фаза.

После тоа, ја избираме главната карактеристика со која ќе се изврши групирањето. Тоа може да биде редови или колони. Ако не промените ништо, тогаш стандардно е избрана првата ставка. Откако ќе се увериме дека поставките се поставени како што ни требаат, треба да ги потврдиме нашите постапки со притискање на копчето ОК. Бидејќи се групираме по ред, не треба ништо да менуваме, само треба да провериме двапати.

Важно: ако, пред да започнете со групирање на објекти, изберете не ќелија, туку цели колони или редови на координатниот панел, тогаш ова поле за дијалог нема да се појави. Програмата сама ќе сфати што да прави.

Фактот дека линиите беа групирани, можеме да го разбереме со знакот минус на координатниот панел. Ова ни кажува дека податоците се обелоденети. Сега можеме да ги скриеме со кликнување на оваа икона или со кликнување на копчето 1 малку повисоко (тоа го означува степенот на групирање).

Гледаме дека линиите се скриени, а знакот минус се промени во плус. За да ја отворите саканата линија, можете да кликнете на неа, а потоа програмата ќе го направи тоа сама. Ако треба да ги проширите сите линии, тогаш треба да кликнете на копчето „2“, кое во овој случај се наоѓа на врвот на координатниот панел.

Како да групирате колони

За групирање на колони, алгоритмот на дејства е приближно ист:

1. Во зависност од тоа кои опции сме ги избрале во поставките, треба да вметнеме нова колона лево или десно од областа што ќе се групира.
2. Го запишуваме името на групата во најгорната ќелија од колоната што се појавува.
3. Ги избираме сите колони што треба да ги групираме (само оставете ја онаа што ја додадовме во првата фаза), а потоа кликнете на копчето „Група“ на ист начин како и алгоритмот опишан погоре.
4. Сега треба да кликнете на ставката „Колони“ во малиот прозорец и да кликнете на копчето „OK“.
5. Со среќа.

Забелешка. Исто како и при групирање редови, ако одбереме цели колони во хоризонталната координатна лента, не добиваме мал дијалог-кутија.

Како да направите групирање на повеќе нивоа

Excel е функционална програма, но нејзините можности не завршуваат со групирање на едно ниво, како што е опишано во примерите погоре. Исто така, постои можност да се групираат клетките по неколку нивоа. Ова се прави на следниов начин:

1. За почеток, главната група е креирана на начин опишан погоре. Потоа ќе му се додадат подгрупи.
2. После тоа, се грижиме дека главната група е отворена. Во него, ние исто така ги извршуваме дејствата опишани погоре. Специфичните чекори зависат од тоа дали лицето работи со редови или колони.
3. Како резултат на тоа, може да се создадат групи од неколку нивоа.

Инструкции за одгрупирање на податоци

Може да се појави ситуација кога веќе не е потребна претходно креирана група или подгрупа. За ова има посебна функција - „Одгрупирај“. За да го имплементирате, треба да ги следите следниве чекори:

1. Изберете ги елементите што се дел од групата.
2. Отворете го табулаторот „Податоци“.
3. Таму ја наоѓаме групата „Структура“, отворете ја со стрелката подолу.
4. Таму, кликнете на копчето „Одгрупирај“. Многу е важно да кликнете на иконата, а не на натписот.

Следно, избираме што точно сакаме да одгрупираме. Го избираме предметот што е погоден во зависност од тоа што претходно сме го групирале. Откако ќе го завршите дејството, притиснете го копчето ОК.

Внимание! Ако пред тоа е направено повеќестепено групирање или се создале неколку различни групи, тогаш тие треба да се реформираат посебно.

И овде добиваме таков резултат.

Ова е општ алгоритам за одгрупирање ќелии, но како и во секој бизнис, има многу нијанси. Ајде да ги разгледаме подетално.

Како да ги одгрупирате листовите

Можеби ќе биде неопходно да се одгрупираат листовите од време на време. За да го направите ова, мора да ја извршите следната низа на дејства:

1. За почеток, ги наоѓаме оние листови што се групирани. Ако листовите се претходно групирани, тие ќе бидат прикажани во иста боја или насловот ќе биде со задебелени букви.
2. После тоа, треба да кликнете со десното копче на еден од листовите од групата, а потоа да кликнете на копчето „Одгрупирај листови“ во контекстното мени. Сега тие ќе бидат негрупирани, а сите промени ќе им се прават независно од другите.

Друг начин за одгрупирање на листови е со користење на копчето Shift и потоа кликнување на активниот лист во групата што сакате да ја одгрупирате. Односно, треба да ја дефинирате групата чие одгрупирање е потребно, потоа кликнете на едно од табовите, а потоа кликнете на него додека го држите копчето Shift.

Откако ќе се направат промените, сега можете да групирате некои од листовите. За да го направите ова, притиснете го копчето Ctrl или Cmd (првото е за компјутери со Windows, а второто е за технологијата на Apple) и додека го држите копчето, наизменично кликнете на листовите што сакате да ги комбинирате во група. После тоа, програмата ќе стори сé за корисникот.

Како да се одгрупираат рачно групирани податоци

Пред да ги одгрупирате ќелиите, прво мора да разберете како се групирани: рачно или автоматски. Рачното групирање се смета за методот опишан погоре. Автоматско генерирање на групи е кога тие се креираат со користење на одредени функции. На пример, по генерирање на подзбирови. Фактот дека оваа можност е искористена може да се разбере од редот „Средни резултати“.

Доколку податоците биле групирани преку истоимената функција Excel, тогаш за да го распуштите, треба да бидете сигурни дека групата е распоредена. Ако не, тогаш треба да кликнете на копчето + на страничната лента лево. За фактот дека групата е распоредена, можеме да судиме по копчето - на истото место. Кога ќе ја прошириме групата, почнуваме да ги гледаме и скриените редови и групите. После тоа, користејќи ја тастатурата или левото копче на глувчето, изберете ги сите ќелии во групата, а потоа - според алгоритмот опишан погоре.

Малкумина знаат дека постои уште еден начин за одгрупирање на рачно групирани ќелии - со помош на копчињата за пристап.

За да го направите ова, прво мора да ги изберете оние колони што се групирани, а потоа притиснете ги копчињата со стрелки Alt + Shift + лево. Ако работата се изведува на компјутер контролиран под Mac OS, тогаш треба да ја користите комбинацијата на копчиња Command + Shift + J.

Како да се одгрупираат податоците групирани автоматски

Ако, како резултат на проверката што беше извршена во претходниот став, се покажа дека податоците се групирани автоматски, тогаш сè е нешто покомплицирано, бидејќи стандардната функција за одгрупирање нема да работи во овој случај. Дејствијата зависат од тоа што точно го извршило групирањето на податоците. Ако ова е функцијата „Подзбирки“, тогаш редоследот на дејствата е како што следува:

1. Го отвораме истото јазиче со податоци на главниот панел (или лента, како што често се нарекува).
2. Откако ќе кликнете на копчето „Подзбирки“ (што е токму она што треба да го направиме како втор чекор), ќе имаме прозорец. Самото копче се наоѓа во истиот дел – Структура. После тоа, ќе се појави прозорец во кој треба да кликнете на копчето „Избриши ги сите“. Може да се најде во долниот лев агол на прозорецот или на друго место (во зависност од верзијата на Office и специфичната програма за табеларни пресметки).

Внимание! Овој метод ја отстранува не само групата, туку и подзбирките. Затоа, ако треба да ги задржите, подобро е да ги копирате групните елементи на друг лист и да ги користите како негрупирани.

Силна препорака за какви било операции со табела за групирање или одгрупирање податоци. Пред да го направите ова, треба да направите копија од оригиналната табела. Во овој случај, можете да го вратите оригиналниот приказ на документот ако нешто не оди според планот.

Така, Excel има многу широка функционалност за структурирање податоци. Се разбира, нема да може да стори сé за некоја личност, но ви овозможува попогодно да ја организирате работата со структурирани податоци. Останатото ќе треба да го направи лицето. Сепак, ова е многу функционална алатка која ќе биде многу корисна за оние кои треба да работат со огромни количини на нумерички и текстуални информации.