содржина
Корисниците на Excel често се принудени да ги презентираат резултатите од нивната работа во презентации. За да го направите ова, треба да ја конвертирате датотеката во поудобен формат, како што е PDF. Покрај тоа, трансформацијата на документот ви овозможува да ги заштитите податоците од несакани корекции кога се пренесуваат на трети страни. Ако табелата содржи формули вклучени во пресметките, тогаш конвертирањето во PDF формат овозможува да се заштитат податоците од случајни промени или од оштетување при пренесување на документот на друг компјутер. Ајде внимателно да ги разгледаме сите методи на конверзија.
Претворете ја датотеката Excel во PDF
Во постарите верзии на Excel, не постои начин да се зачува датотеката во друг формат освен xls. Морав да барам специјални програми за конвертирање или да користам Интернет ресурси кои би можеле да преведат еден формат на документ во друг. Од Ексел-2010 година, функционалноста на програмата беше дополнета со таква неопходна карактеристика што ви овозможува веднаш да конвертирате датотека без да го напуштите Excel.
- Пред сè, треба да ги изберете ќелиите што сакате да ги конвертирате. Одете во менито на јазичето „Датотека“. Пред да зачувате, треба да бидете сигурни дека границите на табелата нема да се протегаат подалеку од листот на PDF документот.
1 - Следно, преминуваме на процесот на зачувување. Во менито „Датотека“ што се отвора, со активирање на категоријата „Зачувај како…“, од десната страна, одете во опцијата „Преглед“.
2 - После тоа, ќе се појави прозорец во кој треба да одлучите за локацијата на датотеката и нејзиното име.
3 - На дното на прозорецот ја наоѓаме категоријата „Тип на датотека“ и, со кликнување на линијата со левото копче на компјутерскиот глушец, повикуваме листа на опции од кои можете да го изберете форматот на документот. Во нашиот случај, изберете го типот на датотека PDF.
4 - Под линијата „Тип на датотека“ ќе има неколку дополнителни параметри потребни за конверзија. Стандардна оптимизација е погодна за печатење и објавување на Интернет, а минималната големина ви овозможува да го оптимизирате документот за поставување на страниците на интернет-страниците. Откако ја избравте соодветната опција за оптимизација, треба да ставите ознака до неа. За да може документот зачуван на овој начин да се отвори по конверзијата, вреди да се провери соодветното поле.
5
За јасно и детално прилагодување на процесот на конверзија, експертите препорачуваат да се обрне внимание на дополнителни параметри во кои можете да ги направите сите појаснувачки точки за подобро прикажување на содржината на табелите.
- Во прозорецот што се појавува, можете да наведете кои страници сакате да ги конвертирате. Изберете опсег на податоци, како што се избрани работни листови, одреден опсег или цела работна книга на Excel. Исто така, има и дополнителни податоци за датотеки што не можат да се печатат што може да се вметнат во нов документ - ознаки за структурата на документите и неговите својства. Како по правило, параметрите веќе поставени во прозорецот одговараат на стандардните барања, но доколку е потребно, тие можат да се прилагодат. За да ги активирате промените, кликнете „OK“.
6 - Процесот на конверзија го завршуваме со притискање на копчето „Зачувај“.
7 - Процесот на конверзија може да потрае некое време, во зависност од големината на табелите. Во наведената папка ќе се појави PDF документ. Во согласност со поставките, веднаш по конверзијата, документот ќе се отвори во уредувач што може да го чита.
8
Претворете ја табела на Excel во PDF користејќи надворешни апликации
Ако корисникот работи со табели на Excel верзии 1997-2003, потоа да ја конвертирате датотеката во PDF формат треба да користите алатки од трета страна. Една од најпопуларните програми е FoxPDF Excel во PDF Converter.
- Ја инсталираме апликацијата. Можете да ја преземете датотеката за инсталација на официјалната веб-страница www.foxpdf.com.
- Кога ќе ја стартувате програмата, ќе се појави работен прозорец во кој треба да отидете во менито „Додај датотека Excel“ за да ја изберете саканата датотека.
9 - Програмата ви овозможува да конвертирате неколку датотеки одеднаш, што е неоспорна предност. Откако одлучивте за датотеките, кликнете на „Отвори“.
10 - Избраните датотеки ќе бидат прикажани во прозорецот на програмата. Секоја датотека мора да има штиклирање до неа. Ако полето за избор не е означено, датотеката ќе остане во истиот формат.
11 - По конверзијата, датотеките ќе се зачуваат во папката што е стандардно избрана. За да изберете друга адреса, одете до параметарот Output Path на дното на страницата. Кога ќе кликнете на копчето со елипса, ќе се појави мени со адресата на тековната папка. Доколку е потребно, локацијата за складирање може да се смени.
12 - Кога ќе завршат сите подготвителни чекори, продолжете со конверзија со притискање на копчето PDF десно од линијата Излезна патека.
13
Примена на онлајн услуга за конвертирање на Excel формат во PDF
И покрај едноставноста на апликацијата FoxPDF Excel во PDF Converter, овој софтвер се плаќа. И ако потребата за претворање на Excel во PDF се појавува исклучително ретко, тогаш можете да ги користите онлајн ресурсите достапни на Интернет.
Овие ресурси ви дозволуваат бесплатно да ги конвертирате табелите во PDF, но тие може да имаат ограничување на бројот на трансакции дневно. До некои услуги може да се пристапи само откако ќе се регистрирате и ќе ја дадете вашата валидна адреса на е-пошта, на која ќе биде испратен веќе конвертираниот документ.
Покрај тоа, за да работите со одредени локации, треба да бидете сигурни дека датотеката ги исполнува барањата. Размислете за принципот на работа на еден од овие Интернет ресурси на примерот на SmallPDF:
- Одете на страницата https://smallpdf.com/en. Изберете ја категоријата наречена „Excel to PDF“.
14 - Тука треба, користејќи го копчето „Избери датотека“, да го наведете саканиот документ или едноставно да ја повлечете и пуштите датотеката Excel во потребното поле. Ресурсот ви овозможува да конвертирате неколку документи одеднаш.
15 - Следува автоматска конверзија. По неговото завршување, готовата датотека мора да се зачува со активирање на копчето „Зачувај датотека“.
16 - Ќе се појави прозорец во кој треба да ја наведете адресата на папката за поставување PDF-датотеки.
Заклучок
Секој од овие методи за конвертирање на табели на Excel во PDF датотеки има и позитивни и негативни страни. Се разбира, зачувувањето на документот директно во програмата Excel ви овозможува брзо и практично да ја постигнете вашата цел. Но, како што споменавме погоре, оваа функција се појави само во верзијата од 2010 година.
Можете да користите онлајн ресурси за конвертирање датотеки само ако имате интернет конекција, а тоа не е секогаш достапно. Специјални апликации и програми се исто така погодни за користење. Во исто време, не заборавајте дека таквите услуги понекогаш бараат купување. Во секој случај, изборот како да се конвертира датотеката xls во pdf останува на корисникот.