Работа со табели во Excel

Екселот многумина го сметаат за програма за табеларни пресметки. Затоа, прашањето како да креирате и да работите со табели може да изгледа чудно на прв поглед. Но, малкумина знаат која е главната разлика помеѓу Excel и табелите. Покрај тоа, оваа компонента од пакетот Microsoft Office не е секогаш интеракција со табеларни пресметки. Покрај тоа, главната задача на Excel е обработка на информации кои можат да бидат претставени во различни форми. Исто така во табеларна форма.

Или може да се појави ситуација кога е неопходно да се избере посебен опсег за табелата и да се форматира соодветно. Генерално, има огромен број на можности за користење на табели, па да ги разгледаме подетално.

Концептот на паметни маси

Сè уште постои разлика помеѓу лист на Excel и паметна табела. Првата е едноставно област која содржи одреден број клетки. Некои од нив може да бидат исполнети со одредени информации, додека други се празни. Но, не постои фундаментална разлика меѓу нив од техничка гледна точка.

Но, табела на Excel е фундаментално различен концепт. Тоа не е ограничено на опсег на податоци, има свои својства, име, одредена структура и огромен број на предности.

Затоа, можете да изберете посебно име за табелата на Excel - „Паметна табела“ или паметна табела.

Направете паметна маса

Да претпоставиме дека создадовме опсег на податоци со информации за продажба.

Сè уште не е маса. За да го претворите опсегот во него, треба да го изберете и да го пронајдете табулаторот „Вметни“ и таму да го пронајдете копчето „Табела“ во блокот со исто име.

Ќе се појави мал прозорец. Во него, можете да го прилагодите множеството ќелии што сакате да ги претворите во табела. Покрај тоа, мора да наведете дека првата линија ги содржи насловите на колоните. Можете исто така да ја користите кратенката на тастатурата Ctrl + T за да го отворите истиот дијалог прозорец.

Во принцип, ништо не треба да се менува во повеќето случаи. Откако дејството ќе се потврди со притискање на копчето „OK“, претходно избраниот опсег веднаш ќе стане табела.

Пред директно да ги поставите неговите својства, треба да разберете како самата програма ја гледа табелата. После тоа, многу работи ќе станат јасни.

Разбирање на структурата на табелата на Excel

Сите табели имаат специфично име прикажано на посебно јазиче Дизајн. Се прикажува веднаш по изборот на која било ќелија. Стандардно, името има форма „Табела 1“ или „Табела 2“, и соодветно.

Ако треба да имате неколку табели во еден документ, се препорачува да им дадете такви имиња за подоцна да разберете кои информации каде се содржани. Во иднина, тогаш ќе стане многу полесно да комуницирате со нив, како за вас, така и за луѓето што го гледаат вашиот документ.

Покрај тоа, именуваните табели може да се користат во Power Query или голем број други додатоци.

Да ја наречеме нашата табела „Извештај“. Името може да се види во прозорецот наречен менаџер за имиња. За да го отворите, треба да одите по следната патека: Формули – Дефинирани имиња – Менаџер со имиња.

Можно е и рачно внесување на формулата, каде што можете да го видите и името на табелата.

Но, најзабавното е што Excel може истовремено да ја види табелата во неколку делови: во целост, како и во поединечни колони, наслови, збирки. Тогаш врските ќе изгледаат вака.

Општо земено, ваквите конструкции се дадени само заради попрецизна ориентација. Но, нема потреба да ги меморирате. Тие автоматски се прикажуваат во советите за алатки што се појавуваат по изборот на Табела и како ќе се отворат квадратните загради. За да ги вметнете, прво мора да го овозможите англискиот распоред.

Посакуваната опција може да се најде со помош на копчето Tab. Не заборавајте да ги затворите сите загради што се во формулата. Квадратите не се исклучок овде. 

Ако сакате да ја сумирате содржината на целата колона со продажба, мора да ја напишете следнава формула:

= Збир (Д2: Д8)

После тоа, автоматски ќе се претвори во =SUM(Извештај[продажба]). Со едноставни зборови, врската ќе доведе до одредена колона. Погодно, се согласувате?

Така, секој графикон, формула, опсег, каде што ќе се користи паметна табела за преземање податоци од неа, автоматски ќе користи ажурирани информации.

Сега да разговараме подетално за тоа кои табели можат да имаат својства.

Табели на Excel: Својства

Секоја креирана табела може да има повеќе наслови на колони. Првата линија од опсегот потоа служи како извор на податоци.

Дополнително, ако големината на табелата е преголема, при лизгање надолу, наместо буквите што ги означуваат соодветните колони, се прикажуваат имињата на колоните. Ова ќе му се допадне на корисникот, бидејќи нема да биде потребно рачно да се поправаат областите.

Вклучува и автофилтер. Но, ако не ви треба, секогаш можете да го исклучите во поставките.

Исто така, сите вредности што се напишани веднаш под последната ќелија од колоната на табелата се прикачени на неа самите. Затоа, тие можат да се најдат директно во секој објект што користи податоци од првата колона на табелата во својата работа.

Во исто време, нови ќелии се форматираат за дизајнот на табелата и сите формули специфични за оваа колона автоматски се запишуваат во нив. Со едноставни зборови, за да ја зголемите големината на табелата и да ја проширите, само внесете ги точните податоци. Сè друго ќе биде додадено од програмата. Истото важи и за новите колони.

Ако формулата се внесе во барем една ќелија, тогаш таа автоматски се шири на целата колона. Тоа е, не треба рачно да ги пополнувате ќелиите, сè ќе се случи автоматски, како што е прикажано на оваа анимирана слика од екранот.

Сите овие карактеристики се добри. Но, можете сами да ја прилагодите табелата и да ја проширите нејзината функционалност.

Поставување маса

Прво треба да го отворите табулаторот „Дизајнер“, каде што се наоѓаат параметрите на табелата. Можете да ги приспособите со додавање или бришење на одредени полиња за избор лоцирани во групата „Опции за стил на табела“.

Обезбедени се следните опции:

1. Додадете или отстранете ред за заглавие.
2. Додадете или отстранете ред со збирки.
3. Направете линии наизменични.
4. Означете ги екстремните колони со задебелени букви.
5. Овозможува или оневозможува пополнување на линии со риги.
6. Оневозможи автоматски филтер.

Можете исто така да поставите различен формат. Ова може да се направи со помош на опциите лоцирани во групата Стилови на табела. Првично, форматот е различен од оној погоре, но во тој случај секогаш можете да го прилагодите изгледот што го сакате.

Можете исто така да ја најдете групата „Алатки“, каде што можете да креирате стожерна табела, да бришете копии и да ја претворите табелата во стандарден опсег.

Но, најзабавната карактеристика е создавањето на парчиња.

Парче е тип на филтер што се прикажува во посебен графички елемент. За да го вметнете, треба да кликнете на копчето „Вметни сечач“ со исто име, а потоа да ги изберете колоните што сакате да ги оставите.

Тоа е сè, сега се појавува панел во кој се наведени сите уникатни вредности содржани во ќелиите на оваа колона.

За да ја филтрирате табелата, мора да ја изберете категоријата што е најинтересна во моментот.

Може да се изберат повеќе категории со помош на сечач. За да го направите ова, мора да го притиснете копчето Ctrl или да кликнете на копчето во горниот десен агол лево од отстранувањето на филтерот пред да започнете со изборот.

За да поставите параметри директно на лентата, можете да го користите јазичето со исто име. Со негова помош, можно е да се уредуваат различни својства на парчето: изглед, големина на копче, количина итн.

Клучни ограничувања на паметните маси

И покрај фактот дека табелите на Excel имаат многу предности, корисникот сепак ќе мора да поднесе некои недостатоци:

1. Погледите не функционираат. Со едноставни зборови, не постои начин да се запамети одредени параметри на листот.
2. Не можете да ја споделите книгата со друго лице.
3. Не е можно да се вметнат подзбирови.
4. Не можете да користите формули за низа.
5. Не постои начин да се спојат ќелиите. Но, тоа не е препорачливо да се направи.

Сепак, има многу повеќе предности отколку недостатоци, така што овие недостатоци нема да бидат многу забележливи.

Примери за паметни табели

Сега е време да се зборува за ситуациите во кои се потребни паметни табели на Excel и какви дејства може да се преземат што не се можни со стандардниот опсег.

Да претпоставиме дека имаме табела на која се прикажани паричните сметки од купувањето маици. Првата колона ги содржи имињата на членовите на групата, а во другите - колку маици се продадени и која големина се. Ајде да ја користиме оваа табела како пример за да видиме какви можни дејства може да се преземат, кои се невозможни во случај на редовен опсег.

Сумирајќи со функционалноста на Excel

На сликата од екранот погоре, можете да ја видите нашата табела. Ајде прво да ги сумираме сите големини на маички поединечно. Ако користите опсег на податоци за да ја постигнете оваа цел, ќе мора рачно да ги внесете сите формули. Ако креирате табела, тогаш овој тежок товар повеќе нема да постои. Доволно е само да вклучите една ставка, а потоа линијата со збирките ќе се генерира сама по себе.

Следно, кликнете со десното копче на кое било место. Се појавува скокачко мени со ставка „Табела“. Има опција „вкупен ред“, која треба да ја овозможите. Може да се додаде и преку конструкторот.

Понатаму, ред со збирки се појавува на дното на табелата. Ако го отворите паѓачкото мени, можете да ги видите следните поставки таму:

1. Просечна
2. Износ.
3. Максимум.
4. офсет девијација.

И уште повеќе. За да пристапите до функциите што не се вклучени во списокот погоре, треба да кликнете на ставката „Други функции“. Тука е погодно опсегот автоматски да се одредува. Ја избравме функцијата SUM, бидејќи во нашиот случај треба да знаеме колку маици се продадени вкупно.

Автоматско вметнување на формули

Excel е навистина паметна програма. Корисникот можеби дури и не знае дека таа се обидува да ги предвиди неговите следни активности. Додадовме колона на крајот од табелата со цел да ги анализираме резултатите од продажбата за секој од купувачите. Откако ќе ја вметнете формулата во првиот ред, таа веднаш се копира во сите други ќелии, а потоа целата колона се полни со вредностите што ни се потребни. Удобно?

функција за сортирање

Многу луѓе го користат контекстното мени за да ја користат оваа или онаа функција. Постојат речиси сите дејства кои во повеќето случаи треба да се направат. Ако користите паметни табели, тогаш функционалноста се проширува уште повеќе.

На пример, треба да провериме кој веќе ја префрлил претплатата. За да го направите ова, треба да ги подредите податоците по првата колона. Ајде да го форматираме текстот на таков начин што ќе може да се разбере кој веќе извршил уплата, кој не, а кој не ги обезбедил потребните документи за ова. Првиот ќе биде означен со зелена, вториот со црвена, а третиот со сина боја. И да претпоставиме дека сме соочени со задача да ги групираме заедно. 

Покрај тоа, Excel може да направи сè за вас. 

Прво треба да кликнете на паѓачкото мени што се наоѓа во близина на насловот на колоната „Име“ и да кликнете на ставката „Подреди по боја“ и да ја изберете црвената боја на фонтот.

Сè, сега јасно се презентирани информациите за тоа кој извршил уплата. 

Филтрација

Исто така, можно е да се прилагоди приказот и криењето на одредени информации од табелата. На пример, ако сакате да ги прикажете само оние луѓе кои не платиле, можете да ги филтрирате податоците по оваа боја. Можно е и филтрирање по други параметри.

Заклучоци

Така, паметните табели во Excel ќе служат како одлични помагачи за решавање на сите проблеми со кои треба да се соочите.