Споредување на 2 датотеки во Excel за разлики

Секој корисник може да наиде на ситуација кога треба да спореди две табели. Па, како последно средство, секој треба да споредува две колони. Да, се разбира, работата со датотеки на Excel е многу погодна и удобна. Извинете, ова не е споредба. Се разбира, можно е визуелно сортирање на мала табела, но кога бројот на ќелии ќе достигне илјадници, треба да користите дополнителни аналитички алатки.

За жал, сè уште не е отворено магично стапче кое ви овозможува автоматски да ги споредувате сите информации едни со други со еден клик. Затоа, треба да работите, имено, да собирате податоци, да ги наведете потребните формули и да извршите други дејства што ви дозволуваат барем малку да ги автоматизирате споредбите.

Има многу такви акции. Ајде да погледнеме некои од нив.

Која е целта на споредувањето на датотеките на Excel?

Може да има огромен број причини зошто се споредуваат неколку датотеки на Excel. Порано или подоцна, секој корисник се соочува со таква потреба, а тој нема такви прашања. На пример, можеби ќе сакате да ги споредите податоците од два извештаи за различни квартали за да видите дали финансиите се зголемиле или надолу.

Или, алтернативно, наставникот треба да види кои студенти биле исфрлени од универзитетот со споредување на составот на студентската група минатата и оваа година.

Може да има огромен број на такви ситуации. Но, да продолжиме да вежбаме, бидејќи темата е доста сложена.

Сите начини да се споредат 2 табели во Excel

Иако темата е сложена, таа е лесна. Да, немојте да се чудите. Тој е сложен бидејќи е составен од многу делови. Но, самите овие делови се лесни за разбирање и изведување. Ајде да погледнеме како можете да споредите две табели на Excel, директно во пракса.

Формула за еднаквост и тест за лажно-точно

Да почнеме, се разбира, со наједноставниот метод. Овој метод на споредување на документи е можен, и тоа во прилично широк опсег. Можете да ги споредите не само вредностите на текстот, туку и нумеричките. И да земеме мал пример. Да речеме дека имаме два опсези со ќелии со формат на броеви. За да го направите ова, едноставно напишете ја формулата за еднаквост =C2=E2. Ако се покаже дека се еднакви, во ќелијата ќе биде напишано „ТОЧНО“. Ако се разликуваат, тогаш НЕТОЧНО. После тоа, треба да ја пренесете оваа формула во целиот опсег користејќи го маркерот за автоматско комплетирање.

Сега разликата е видлива со голо око.

Истакнување на различни вредности

Можете исто така да направите вредности кои се разликуваат едни од други истакнати во посебна боја. Ова е исто така прилично едноставна задача. Ако е доволно да најдете разлики помеѓу два опсега на вредности или цели табели, треба да отидете во табулаторот „Дома“ и таму да ја изберете ставката „Најди и означи“. Пред да кликнете на него, задолжително означете го збирот на ќелии што складираат информации за споредба. 

Во менито што се појавува, кликнете на менито „Изберете група на ќелии…“. Следно, ќе се отвори прозорец во кој треба да ги избереме разликите по линии како критериум.

Споредување на 2 табели користејќи условно форматирање

Условното форматирање е многу удобен и, што е најважно, функционален метод кој ви овозможува да изберете боја што ќе нагласи различна или иста вредност. Оваа опција можете да ја најдете на табулаторот Home. Таму можете да најдете копче со соодветното име и во списокот што се појавува, изберете „Управување со правила“. Ќе се појави менаџер на правила, во кој треба да го избереме менито „Креирај правило“.

Следно, од листата на критериуми, треба да го избереме оној каде што пишува дека треба да користиме формула за да ги одредиме ќелиите што ќе се форматираат на посебен начин. Во описот на правилото, треба да наведете формула. Во нашиот случај, ова е =$C2<>$E2, по што ги потврдуваме нашите постапки со притискање на копчето „Формат“. После тоа, го поставуваме изгледот на ќелијата и гледаме дали ни се допаѓа преку посебен мини-прозорец со примерок. 

Ако сè одговара, кликнете на копчето „OK“ и потврдете ги дејствата.

Во Управникот со правила за условно форматирање, корисникот може да ги најде сите правила за форматирање што се на сила во овој документ. 

Функција COUNTIF + правила за споредба на табели

Сите методи што ги опишавме претходно се погодни за оние формати чиј формат е ист. Ако табелите не биле претходно нарачани, тогаш најдобриот метод е да се споредат две табели со помош на функцијата COUNTIF и правила. 

Да замислиме дека имаме два опсега со малку различни информации. Соочени сме со задача да ги споредиме и да разбереме која вредност е различна. Прво треба да го изберете во првиот опсег и да отидете на табулаторот „Дома“. Таму ја наоѓаме претходно познатата ставка „Условно форматирање“. Ние создаваме правило и го поставуваме правилото да користи формула. 

Во овој пример, формулата е како што е прикажано на оваа слика од екранот.

После тоа, го поставивме форматот како што е опишано погоре. Оваа функција ја анализира вредноста содржана во ќелијата C1 и го гледа опсегот наведен во формулата. Тоа одговара на втората колона. Треба да го земеме ова правило и да го копираме низ целиот опсег. Ура, означени се сите ќелии со вредности што не се повторуваат.

Функција VLOOKUP за споредба на 2 табели

Во овој метод, ќе ја разгледаме функцијата VPR, кој проверува дали има совпаѓања во две табели. За да го направите ова, треба да ја внесете формулата прикажана на сликата подолу и да ја пренесете во целиот опсег што се користи за споредба.

Оваа функција се повторува над секоја вредност и гледа дали има дупликати од првата колона до втората. Па, по извршувањето на сите операции, оваа вредност е запишана во ќелијата. Ако го нема, тогаш ја добиваме грешката #N/A, што е сосема доволно за автоматски да разбереме која вредност нема да одговара.

АКО функција

Логичка функција АКО - ова е уште еден добар начин да се споредат два опсези. Главната карактеристика на овој метод е што можете да го користите само делот од низата што се споредува, а не целата табела. Ова заштедува ресурси и за компјутерот и за корисникот.

Да земеме мал пример. Имаме две колони – А и Б. Треба да споредиме некои од информациите во нив едни со други. За да го направите ова, треба да подготвиме друга услуга колона C, во која е напишана следнава формула.

Користење на формула која користи функции IF, ИФЕРОР и ПОИЗЛОЖЕНИ можете да ги повторувате сите посакувани елементи од колоната А, а потоа и во колоната Б. Ако се најде во колоните Б и А, тогаш се враќа во соодветната ќелија.

VBA макро

Макрото е најкомплексниот, но и најнапредниот метод за споредување на две табели. некои опции за споредба генерално не се можни без VBA скрипти. Тие ви дозволуваат да го автоматизирате процесот и да заштедите време. Сите потребни операции за подготовка на податоците, доколку се програмираат еднаш, ќе продолжат да се вршат.

Врз основа на проблемот што треба да се реши, можете да напишете која било програма што споредува податоци без никаква интервенција на корисникот.

Како да споредувате датотеки во Excel

Ако корисникот си поставил задача (добро, или му е дадена една) да спореди две датотеки, тогаш тоа може да се направи со два методи одеднаш. Првиот е користење на специјализирана функција. За да го спроведете овој метод, следете ги упатствата:

1. Отворете ги датотеките што сакате да ги споредите.
2. Отворете го јазичето „Прикажи“ – „Прозорец“ – „Прикажи рамо до рамо“.

После тоа, две датотеки ќе се отворат во еден Excel документ.

Истото може да се направи со вообичаените алатки на Windows. Прво треба да отворите две датотеки во различни прозорци. После тоа, земете еден прозорец и повлечете го на левата страна на екранот. После тоа, отворете втор прозорец и повлечете го на десната страна. После тоа, двата прозорци ќе бидат рамо до рамо. 

Условно форматирање за споредба на 2 ексел-датотеки

Многу често споредувањето документи значи прикажување еден до друг. Но, во некои случаи, можно е да се автоматизира овој процес користејќи условно форматирање. Со него можете да проверите дали има разлики помеѓу листовите. Ова ви овозможува да заштедите време што може да се искористи за други цели.

Прво, треба да ги пренесеме споредените листови во еден документ. 

За да го направите ова, треба да кликнете со десното копче на соодветниот лист, а потоа да кликнете на копчето „Премести или копирајте“ во менито што се појавува. Следно, ќе се појави дијалог-кутија во која корисникот може да го избере документот во кој треба да се вметне овој лист.

Следно, треба да ги изберете сите сакани ќелии за да се прикажат сите разлики. Најлесен начин да го направите ова е со кликнување на горната лева ќелија, а потоа притискање на комбинацијата на копчиња Ctrl + Shift + End.

После тоа, одете во прозорецот за условно форматирање и креирајте ново правило. Како критериум, користиме формула погодна за одреден случај, а потоа го поставуваме форматот.

Внимание: адресите на ќелиите мора да бидат наведени оние што се на друг лист. Ова може да се направи преку менито за внесување формула.

Споредување на податоци во Excel на различни листови

Да претпоставиме дека имаме список на вработени во кој се наведени и нивните плати. Оваа листа се ажурира секој месец. Оваа листа се копира на нов лист.

Да претпоставиме дека треба да ги споредиме платите. Во овој случај, можете да користите табели од различни листови како податоци. Ќе користиме условно форматирање за да ги истакнеме разликите. Сè е едноставно.

Со условно форматирање, можете да правите ефективни споредби дури и ако имињата на вработените се во различен редослед.

Како да споредите 2 листови во табела на ексел

Споредбата на информациите лоцирани на два листа се врши со помош на функцијата ПОИЗЛОЖЕНИ. Како негов прв параметар, има пар вредности што треба да ги барате на листот што е одговорен за следниот месец. Едноставно кажано, март. Можеме да го означиме прегледаниот опсег како збирка од ќелии кои се дел од именуваните опсези, комбинирани во парови.

Така, можете да споредувате низи според два критериуми – презиме и плата. Па, или било кој друг, дефиниран од корисникот. За сите совпаѓања што би можеле да се најдат, во ќелијата се запишува број во која е внесена формулата. За Excel, оваа вредност секогаш ќе биде вистинита. Затоа, за да може форматирањето да се примени на оние ќелии што беа различни, треба да ја замените оваа вредност со ЛАЖЕЊЕ, користејќи ја функцијата =НЕ().

Алатка за споредба на табели

Excel има специјална алатка која ви овозможува да споредувате табели и автоматски да ги истакнувате промените. 

Важно е да се напомене дека оваа алатка е достапна само за оние корисници кои купиле канцелариски пакети Professional Plus.

Можете да го отворите директно од табулаторот „Дома“ со избирање на ставката „Спореди датотеки“.

После тоа, ќе се појави дијалог-кутија во која треба да ја изберете втората верзија на книгата. Можете исто така да ја внесете интернет адресата каде што се наоѓа оваа книга.

Откако ќе избереме две верзии на документот, треба да ги потврдиме нашите постапки со копчето ОК.

Во некои случаи, може да се генерира грешка. Ако се појави, може да укаже дека датотеката е заштитена со лозинка. Откако ќе кликнете OK, ќе ви биде побарано да го внесете. 

Алатката за споредба изгледа како две Excel табели една до друга во истиот прозорец. Во зависност од тоа дали информациите се додадени, отстранети или имало промена во формулата (како и други видови дејства), промените се означени во различни бои. 

Како да се толкуваат резултатите од споредбата

Многу е едноставно: различни типови на разлики се означени со различни бои. Форматирањето може да се прошири и на пополнувањето на ќелијата и на самиот текст. Значи, ако податоците се внесени во ќелијата, тогаш пополнувањето е зелено. Ако нешто стане нејасно, самата услуга има симболи кои покажуваат каков вид на промена е означен во која боја.