Условно форматирање во Excel – детално со примери

Ако треба визуелно да презентирате информации, тогаш е многу погодно да го направите ова користејќи условно форматирање. Корисникот кој ја користи оваа услуга заштедува огромна количина на енергија и време. За да ги добиете потребните информации, доволно е брз преглед на датотеката.

Како да направите условно форматирање во Excel

Можете да најдете „Условно форматирање“ на првото јазиче на лентата со одење во делот „Стилови“. 

Следно, треба да ја пронајдете иконата со стрелка малку надесно со окото, поместете го курсорот до неа. Потоа ќе се отворат поставките, каде што можете флексибилно да ги конфигурирате сите потребни параметри. 

Следно, треба да го изберете соодветниот оператор за да ја споредите саканата променлива со број. Постојат четири споредбени оператори - поголем од, помал од, еднаков на и помеѓу. Тие се наведени во менито со правила. 

Следно, наведовме серија броеви во опсегот A1: A11.

Ајде да форматираме соодветен сет на податоци. Потоа го отвораме менито за поставки „Условно форматирање“ и ги поставуваме бараните критериуми за избор на податоци. Во случајот со нас, на пример, ќе го избереме критериумот „Повеќе“. 

Ќе се отвори прозорец со множество опции. Во левиот дел од прозорецот има поле во кое треба да го наведете бројот 15. Во десниот дел е означен методот за истакнување информации, под услов да го исполнува претходно наведениот критериум. Резултатот ќе се прикаже веднаш.

Следно, завршете ја конфигурацијата со копчето ОК.

За што служи условното форматирање?

До одреден степен, можеме да кажеме дека е алатка, откако ќе научиме која работа со Excel никогаш нема да биде иста. Тоа е затоа што го прави животот многу полесен. Наместо рачно да го поставувате форматирањето на ќелијата што одговара на одредена состојба секој пат, а исто така да се обидувате сами да ја проверите за усогласеност со овој критериум, само треба да ги поставите поставките еднаш, а потоа Excel ќе стори сé што е сам.

На пример, можете да направите сите ќелии што содржат број поголем од 100 да станат црвени. Или, определете уште колку дена остануваат до следното плаќање, а потоа обојте ги со зелено оние ќелии во кои рокот сè уште не е доволно далеку. 

Да земеме пример.

Оваа табела го прикажува инвентарот што е на залиха. Има колони. како производ, просечна продажба (мерена во единици неделно), залиха и колку недели останале од овој производ.

Понатаму, задачата на менаџерот за набавки е да ги одреди тие позиции, чие надополнување е неопходно. За да го направите ова, треба да ја погледнете четвртата колона од лево, која ги евидентира залихите на стоки по недела.

Да претпоставиме дека критериумот за утврдување на причината за паника е помалку од 3 недели инвентар. Ова укажува дека треба да подготвиме нарачка. Ако залихата на стоки е помала од две недели, тогаш ова укажува на потребата итно да се изврши нарачка. Ако табелата содржи огромен број позиции, тогаш рачното проверување колку недели остануваат е доста проблематично. Дури и ако го користите пребарувањето. А сега да видиме како изгледа табелата, која со црвено ги истакнува оскудната стока.

И навистина, многу е полесно да се движите. 

Точно, овој пример е едукативен, што е малку поедноставен во споредба со реалната слика. А зачуваните секунди и минути со редовно користење на ваквите табели се претвораат во часови. Сега е доволно само да се погледне табелата за да се разбере кои стоки се дефицитарни, а не да се трошат часови за анализа на секоја ќелија (ако има илјадници такви стоки).

Ако има „жолта“ стока, тогаш треба да почнете да ги купувате. Ако соодветната положба е црвена, тогаш треба веднаш да го направите тоа. 

По вредност на друга ќелија

Сега да го погледнеме следниов практичен пример.

Да претпоставиме дека имаме таква табела и се соочуваме со задача да истакнеме редови што содржат одредени вредности. 

Значи, ако проектот сè уште се извршува (односно, сè уште не е завршен, затоа е означен со буквата „P“), тогаш треба да ја направиме неговата позадина црвена. Завршените проекти се означени со зелено.

Нашиот редослед на дејства во оваа ситуација ќе биде како што следува:

1. Изберете опсег на вредности. 
2. Кликнете на копчето „Условно форматирање“ - „Креирај правило“.
3. Забележете дека во нашиот случај, треба да ја примените формулата во форма на правило. Следно, ја користиме функцијата IFда се истакнат линиите што се совпаѓаат. 

Следно, пополнете ги линиите како што е прикажано на оваа слика.

Важно! Низите мора да бидат апсолутно референцирани. Ако се однесуваме на ќелија, тогаш во овој случај таа е измешана (со фиксација на колона).

Слично, се креира правило за оние работни проекти кои не се завршени до денес. 

Вака изгледаат нашите критериуми.

И, конечно, имаме таква база на податоци како резултат.

Повеќе услови

За јасност, да го земеме опсегот A1:A11 од табелата за да покажеме како, во вистински практичен пример, можете да користите неколку услови за да го одредите форматирањето на ќелијата.

Самите услови се како што следува: ако бројот во ќелијата ја надминува вредноста 6, тогаш тој е означен со црвено. Ако е зелено, тогаш бојата е зелена. И конечно, најголемите бројки, повеќе од 20, ќе бидат истакнати со жолта боја. 

Постојат неколку начини како се врши условно форматирање според неколку правила.

1. Метод 1. Го избираме нашиот опсег, по што, во менито за поставки за условно форматирање, изберете такво правило за избор на ќелија како „Повеќе“. Бројот 6 е ​​напишан лево, а форматирањето е поставено десно. Во нашиот случај, полнењето треба да биде црвено. После тоа, циклусот се повторува двапати, но веќе се поставени други параметри - повеќе од 10 и зелена боја и повеќе од 20 и жолта боја, соодветно. Ќе добиете таков резултат.
   

   

2. Метод 2. Одете во главното мени за поставки на алатката „Conditional Formatting“ на Excel. Таму го наоѓаме менито „Креирај правило“ и лево-кликнуваме на оваа ставка.
   

   

    После тоа, Следно, изберете ја ставката „Користете формула…“ (означена на сликата со црвена рамка) и поставете го првиот услов. После тоа, кликнете на ОК. И тогаш циклусот се повторува за следните услови на ист начин како што е опишано погоре, но се користи формулата.

   

Важно е да се земе предвид ова. Во нашиот пример, некои ќелии одговараат на неколку критериуми одеднаш. Excel го решава овој конфликт на следниов начин: прво се применува правилото што е погоре. 

И еве скриншот за подобро разбирање.

На пример, го имаме бројот 24. Тој ги исполнува сите три услови истовремено. Во овој случај, ќе има пополнување што го исполнува првиот услов, и покрај фактот што спаѓа повеќе под третиот. Затоа, ако е важно броевите над 20 да се пополнат со жолта боја, третата состојба мора да се стави на прво место. 

Условно форматирање на датум

Сега да видиме како работи условното форматирање со датуми. Имаме толку кул опсег.

Во овој случај, треба да поставите правило за условно форматирање како „Датум“.

После тоа, се отвора дијалог прозорец со цел сет на услови. Можете детално да се запознаете со нив во оваа слика од екранот (тие се наведени на левата страна на екранот во форма на листа).

Треба само да го избереме соодветниот и да кликнете на копчето „OK“.

Гледаме дека оние датуми кои се однесуваат на последната недела во времето кога беше извлечен овој опсег беа означени со црвено. 

Користење на формули

Збирот на стандардни правила за условно форматирање е доста голем. Но, ситуациите се различни, а стандардната листа можеби не е доволна. Во овој случај, можете да креирате сопствено правило за форматирање користејќи формула. 

За да го направите ова, кликнете на копчето „Креирај правило“ во менито за условно форматирање, а потоа изберете ја ставката прикажана на сликата од екранот.

Редови (по вредност на ќелијата)

Да претпоставиме дека треба да го истакнеме редот што содржи ќелија со одредена вредност. Во овој случај, треба да ја извршиме истата низа на дејства како погоре, но за жици. Односно, можете да изберете во кој опсег треба да се применува условното форматирање. 

Како да креирате правило

За да креирате правило, мора да ја користите соодветната опција во делот „Условно форматирање“. Ајде да погледнеме конкретна низа на дејства. 

Прво треба да ја пронајдете ставката „Условно форматирање“ на лентата на табулаторот „Дома“. Може да се препознае по карактеристичните повеќебојни ќелии со различни големини со слика до неа со прецртан знак за еднаквост. 

Има копче „Креирај правило“. Можете исто така да кликнете на копчето „Управувај со правила“, по што ќе се отвори дијалог-кутија преку која исто така можете да креирате правило со кликнување на соодветното копче во горниот лев агол. 

Во овој прозорец можете да ги видите и оние правила кои веќе се применети.

Правила за избор на клетки

Добро, толку многу зборуваме за тоа како да креираме правила, но што е тоа? Правилото за избор на ќелии се однесува на карактеристиките што ги зема предвид програмата за да одлучи како да ги форматира ќелиите што одговараат на нив. На пример, условите можат да бидат поголеми од одреден број, помали од одреден број, формула итн. Има цел сет од нив. Можете да се запознаете со нив и да ја вежбате нивната употреба „во песокот“. 

Форматирање на сите ќелии врз основа на нивните вредности

Едно лице може самостојно да го постави опсегот: цела линија, целиот документ или една ќелија. Програмата може да се фокусира само на вредноста на една ќелија. Ова додава флексибилност на процесот. 

Форматирајте само уникатни или дупликат ќелии

Има голем број правила директно поврзани во програмата. Можете да се запознаете со нив во менито „Условно форматирање“. Особено, со цел форматирањето да се применува исклучиво на дупликат вредности или само на уникатни, постои посебна опција - „Дупликат вредности“.

Ако ја изберете оваа ставка, се отвора прозорец со поставки, каде што можете да ја изберете и спротивната опција - изберете само единствени вредности. 

Форматирајте ги вредностите во опсегот под и над просекот

За форматирање на вредности под или над просекот, во истото мени има и посебна опција. Но, треба да изберете друго подмени - „Правила за избор на првата и последната вредност“. 

Форматирање само на првата и последната вредност

Во истото подмени, можно е да се истакнат само првите и последните вредности со посебна боја, фонт и други методи за форматирање. Според стандардот, постои опција за избор на првите и последните десет елементи, како и 10% од вкупниот број на ќелии вклучени во овој опсег. Но, корисникот може самостојно да одреди колку ќелии треба да избере.

Форматирање само ќелии со специфична содржина

За да форматирате само ќелии со специфична содржина, мора да го изберете правилото за форматирање Equal To или Text Contains. Разликата меѓу нив е во тоа што во првиот случај, низата мора целосно да одговара на критериумот, а во вториот, само делумно. 

Како што можете да видите, условното форматирање е мултифункционална карактеристика на програмата Excel што му дава огромен број предности на лицето кое го совладало. Знаеме дека на прв поглед сето ова може да изгледа комплицирано. Но, всушност, рацете се привлекуваат кон него штом се чини дека истакнува одреден дел од текстот со црвено (или го форматира на кој било друг начин), врз основа на неговата содржина или во согласност со друг критериум. Оваа функција е вклучена во основниот сет на знаење на Excel, без неа дури и аматерската работа со табели и бази на податоци е невозможна.