Претворете го CSV во Excel како табела

Содржината на базите на податоци обично се извлекува како датотека .csv. Сепак, тоа е само текстуална датотека, не многу читлива. За да работите со содржината на базата на податоци, неопходно е да се прикаже во различен формат - честопати листовите на Excel се најпогодни. За тоа кои методи постојат за да го направите ова, кој е подобар и какви грешки има при пренос на податоци, ќе се дискутира во оваа статија.

Како да конвертирате CSV во формат Excel

Постојат различни начини на кои CSV документ преземен од базата на податоци може да се пренесе во Excel. Ќе разговараме за три од нив:

1. Директно отворање во Excel.
2. Отворање преку Windows Explorer.
3. Увезете документ со промена на форматот.

Отворање CSV документ во Excel

Excel може директно да отвори .csv документи без конверзија. Форматот не се менува по отворањето на овој начин, наставката .csv се зачувува – иако наставката може да се смени по уредувањето.

1. Стартувајте Excel, кликнете на „датотека„, Тогаш“Отворено".
2. Во прозорецот што се појавува, изберете ја опцијата „Текстуални датотекиод проширената листа.

3. Најдете го документот што ви треба и кликнете двапати на него.

.csv документите се отвораат во Excel веднаш, без никакви дополнителни манипулации. Но, датотеките .txt ќе бараат конверзија - ќе се појави прозорец "Волшебници за увоз на текст".

Има случаи кога е подобро да не го отворате документот директно, туку да се јавите Господар. Овој пристап е оправдан во следниве случаи:

• раздвојувачкиот знак што се користи во документот е нестандарден или има неколку варијанти од нив;
• документот содржи датуми во различни формати;
• конвертирате броеви кои почнуваат со нули и сакате да ги задржите така;
• пред да префрлите податоци, сакате да видите како ќе изгледа крајниот резултат;
• генерално сакате поголема преносливост.

Господар ќе започне ако ја смените наставката на документот во .txt. Можете исто така да започнете со увоз на датотека поинаку, за што ќе се дискутира подоцна, откако ќе го опишете вториот метод на отворање.

Ако направите промени во документот откако ќе го отворите, Excel ќе ве поттикне да го зачувате како .xls (или .xlsx), бидејќи во спротивно дел од форматирањето ќе се изгуби. Тогаш секогаш ќе има можност да го промените форматот назад, но може да се изгуби друг дел од содржината - нули може да исчезнат на почетокот на бројките, некои од записите може да го променат својот изглед.

Отворање CSV документ преку Windows Explorer

Овој пат не е суштински различен од претходниот. За да отворите документ, само кликнете двапати на него во Windows Explorer.

Пред да го отворите, проверете дали до името на документот има икона за програмата Excel, а не за некоја друга - тоа значи дека Excel е избран како програма што треба да ги отвори таквите датотеки. Во спротивно, ќе се отвори некоја друга програма. Можете да го промените во Excel вака:

1. Повикајте го контекстното мени со десен клик на која било датотека .csv и примени Отвори со… > Изберете програма.
2. изберете Excel (десктоп) of Препорачани програми, назначете ја како програма која секогаш треба да се користи за такви датотеки (штиклирајте го полето подолу) и затворете го прозорецот со притискање OK.

Увезете CSV во Excel

Исто така, можно е да се претвори отворениот документ во работна книга на Excel. Форматот ќе се смени во .xls за претходните верзии на Excel (2000, 2003) и .xlsx за сите други. Целата содржина ќе биде прикажана на еден лист.

1. Кликнете на ќелијата во листот каде што треба да започне увозот. Ова е обично првата ќелија во табелата, A1. Почнувајќи од него, ќе се пополнат онолку редови колку што има во отворената датотека и онолку колони колку што има вредности во секоја колона.
2. во јазичето „Податоци“ во група“Добивање на надворешни податоци“ изберете "Од текстот“.

3. Во прозорецот што се појавува, пронајдете го потребниот документ и кликнете двапати на него (исто така можете да го користите копчето Увоз на дното на прозорецот).

4. Следно, треба да ги следите чекор-по-чекор инструкциите на отвореното Волшебници за увоз на текст.

Сликата подолу го прикажува оригиналниот документ и очекуваниот резултат. Со цел сè да изгледа токму вака по увозот, треба да примените различни поставки, за кои ќе се дискутира подоцна.

Чекор 1. Волшебникот ќе ве поттикне да изберете тип на датотека – како што може да претпоставите, ќе биде“со сепаратори" (на англиски - разграничени), и линијата од која ќе започне преносот на содржината - најверојатно, треба да започнете со термини 1ако не сакате да префрлите само дел од содржината. Прозорецот подолу ќе ги прикаже првите редови од избраниот документ.

Чекор 2. Сега треба да разберете кој од нив се користи сепаратор (може да има повеќе од еден) во датотеката и наведете го овој знак во Мајстори. Има опции за избор од стандардни разграничувачи, но ако се користи нетипичен знак во документот, можете да изберете други и внесете го саканиот знак. Во датотеката што се користи за демонстрација, разграничувачите се − Запирка и Табот. Запирките одвојуваат ќелии со карактеристики на производот, како што се серискиот број и бројот на продадени копии, а картичките одвојуваат еден производ од друг - информациите за секој мора да започнат на нова линија.

Исто така, потребно е да се дефинира и прецизира разграничувач на текст. Ова е знак поставен пред и после секое парче текст што мора да се наоѓа во една ќелија. Благодарение на разграничувачот, секој таков сегмент се перцепира како посебна вредност, дури и ако внатре во него има знаци избрани за раздвојување на вредностите. Во нашиот документ, секоја вредност е врамена со наводници - затоа, дури и ако содржи запирка (на пример, „почеток, потоа продолжи“), целиот нејзин текст ќе биде сместен во една ќелија, а не во две последователни.

Чекор 3. Овде доволно е да го погледнете прегледот и, доколку не покаже некои неприфатливи недостатоци, кликнете Заврши. Може да се случи некои од вредностите да не бидат одделени со еден разделувач, туку со неколку, како резултат на тоа, меѓу нив ќе се појават ќелии без вредности. За да спречите тоа да се случи, изберете го полето за избор Третирајте ги последователните разграничувачи како еден.

5. Изберете ја дестинациската патека (може да биде нов лист или постоечки лист) и кликнете OKза да се заврши процесот на увоз.

Можете исто така да кликнете материјали - има и други можности. На пример, можете да ја форматирате содржината, да го приспособите обележувањето и како се ажурираат информациите.

Понекогаш резултатот од конверзијата е далеку од очекуваниот. Како овој резултат може да се промени ќе се дискутира во следниот дел од статијата.

Проблеми при конверзија и нивни решенија

За цело време кога постои форматот CSV, никој не се потрудил официјално да го документира. Затоа, иако се претпоставува дека треба да се користат запирки за да се одвојат вредностите, всушност, различни бази на податоци користат различни раздвојувачи - точка-запирки, јазичиња и други.

Разграничувачите на текст исто така може да варираат - најчесто тие се или наводници или знак за редослед на бајти. Можеби воопшто нема разграничувачи – тогаш ликот што се користи како раздвојувач секогаш се перципира како таков (тогаш обично не е запирка – премногу често се користи во текстот – туку различен, помалку вообичаен знак).

Нестандардните датотеки може да не се отвораат правилно - за да бидат прикажани како што треба, треба да ги промените поставките на компјутерот или програмата за отворање. Ајде да видиме какви потешкотии има и какви решенија постојат за нив.

Датотеката не се отвора правилно

Докази. Целата содржина на документот е ставена во првата колона.

Предизвика. Документот користи знак како разграничувач што не е означен како таков во поставките на компјутерот или е резервиран за друга функција. На пример, запирката може да биде резервирана за да се одделат децималните делови од некој број и затоа не може да се одделат вредностите во датотеката.

решенија. Постојат различни начини за решавање на овој проблем:

1. Променете го раздвојувачкиот знак во самиот документ. Отворете го во Notepad или сличен уредувач и во почетната линија (празна, сите податоци треба да бидат во редовите подолу), внесете го следниот текст:

• за промена на раздвојувачот во запирка: септември
• да се смени во точка запирка: сеп=;

Уште еден лик напишан после сеп = во почетната линија, исто така, ќе стане разграничувач.

2. Карактерот за одвојување што се користи во датотеката може да се наведе и во самиот Excel. Во верзиите 2016, 2013 или 2010 година, за ова треба да го отворите јазичето податоци и изберете „Текст по колони“ во група“Работа со податоци“.

Ова ќе го отвори прозорецот "Волшебници за дистрибуција на текст во колони“. Таму, од предложените формати на податоци, треба да ги изберете оние со сепаратори. Потоа треба да притиснете Следна и по изборот на разграничувач, Заврши.

3. За автоматско отворање документ со Волшебник за увоз, и не само во лист на Excel, наставката може да се смени од .csv во .txt. AT Мајстори можно е да се наведе кој било знак како сепаратор - како да го направите ова, статијата објаснета претходно.
4. Користете VBA. Можете да користите, на пример, – погодна е за Excel 2000 или 2003. Кодот може да се смени за да биде погоден за други верзии.

Решенијата претставени погоре се дизајнирани за поединечни документи, чии поставки се разликуваат од вообичаените. Овие секвенци на дејства ќе треба да се применат за секоја датотека што не се отвора правилно. Ако повеќето документи не се отвораат правилно, можеби најдоброто решение е да ги промените поставките на компјутерот - ова е дискутирано во петтото решение.

5. Променете го раздвојувачот и децималната точка во поставките на компјутерот

В контролен панел, повикан од копчето почеток, изберете „Дополнителни опции“ од списокот“Регионални стандарди“. Откако ќе кликнете, ќе се појави прозорецПоставување формат“ – во него можете да изберете „Сепаратор на список“ и раздвојувачот на цел број и дробни делови на бројот. Ако датотеките бараат запирка како разграничувач, прво поставете ја точката како децимална точка. Може да испадне дека е обратно - ви треба точка-запирка како разделувачки знак. Потоа за фракции, можете да оставите кој било знак, ова нема да предизвика конфликт.

Кога ќе се завршат сите поставки, кликнете OK на двата отворени прозорци – тие ќе се затворат и промените ќе се зачуваат. Имајте на ум дека тие сега работат за сите програми на компјутерот.

Елиминирајте ги водечките нули

Си. Некои од вредностите во изворниот документ се броеви кои започнуваат со нули кои не се одделени со знак за дропка (на пример, шифри и шифри со фиксен број на цифри, најавувања и лозинки, отчитувања на мерачот и инструментот). Во Excel, нулите на почетокот на таквите броеви исчезнуваат. Ако ја уредите датотеката и потоа ја зачувате како работна книга на Excel, веќе нема да може да се најде во оваа работна книга каде се тие броеви со нули.

Предизвика. Excel има посебни формати за текст и броеви. Во текстуалните датотеки, нема такво раздвојување и затоа Excel го доделува Генералниот формат на сите вредности. Тоа значи дека текстот се прикажува како текст, а броевите без азбучни знаци се прикажуваат како број што не може да започне со нули.

Решение. Променете ја наставката во .txt за да го овозможите Волшебникот за увоз кога ќе го отворите документот. Кога ќе стигнете до чекор 3, променете го форматот на колоните со броеви кои започнуваат со нули во текст.

Некои од вредностите изгледаат како датуми

Си. Датумите прикажуваат вредности кои првично се обичен текст или бројки.

Предизвика. Општиот формат вклучува претворање на вредностите во датуми што личат на оние за Excel. Ако документот CSV содржи една вредност како may12, потоа во листот Excel ќе се прикаже како датум.

Решение. Слично како во претходниот случај. Променете ја наставката во .txt, во Мајстори променете го форматот на вредностите конвертирани во датуми во текст.

Ако, напротив, сакате да ја прикажете содржината на одредена колона како датуми, поставете го форматот за неа датум. Постојат неколку типови на формат на датум, па изберете го оној што ви треба од списокот.

Како да увезете повеќе CSV-датотеки во Excel

Excel може да отвори повеќе CSV-датотеки одеднаш.

1. прес Датотека> Отвори и одберете ја опцијата Текстуални датотеки од паѓачката листа подолу.
2. За да изберете повеќе датотеки рамо до рамо, прво изберете ја првата, а потоа кликнете Префрлат и кликнете на последното. Покрај избраните датотеки, ќе бидат избрани сите датотеки помеѓу нив.
3. Кликнете Отворено.

Недостаток на овој метод е што секоја избрана датотека ќе се отвори посебно во Excel. Преместувањето од еден документ во друг може да ги зголеми временските трошоци. Меѓутоа, тогаш е можно да се копира содржината на сите нив во листови во истата работна книга.

Објаснувањето беше долго, но сега ќе можете да отворите која било CSV датотека во Excel без многу потешкотии. Ако нешто изгледа неразбирливо на прв поглед, само следете ги наведените чекори и сè ќе стане јасно.