содржина
Кога се спомнуваат бази на податоци (DB), првото нешто што ми паѓа на ум, се разбира, се секакви звучни зборови како SQL, Oracle, 1C или барем Access. Се разбира, ова се многу моќни (и во најголем дел скапи) програми кои можат да ја автоматизираат работата на голема и сложена компанија со многу податоци. Проблемот е што понекогаш таква моќ едноставно не е потребна. Вашиот бизнис можеби е мал и со релативно едноставни деловни процеси, но сакате и да го автоматизирате. И токму за малите компании ова е често прашање на опстанок.
За почеток, да го формулираме TOR. Во повеќето случаи, базата на податоци за сметководство, на пример, класична продажба треба да може:
- задржи во табелите информации за стоки (цена), завршени трансакции и клиенти и да ги поврзете овие табели една со друга
- имаат удобно влезни форми податоци (со паѓачки списоци, итн.)
- автоматски пополнува некои податоци печатени обрасци (плаќања, сметки, итн.)
- издаваат потребните извештаи да го контролира целиот деловен процес од гледна точка на менаџерот
Microsoft Excel може да се справи со сето ова со малку труд. Ајде да се обидеме да го спроведеме ова.
Чекор 1. Почетни податоци во форма на табели
Информациите за производите, продажбата и клиентите ќе ги складираме во три табели (на ист лист или на различни - не е важно). Основно е важно да ги претворите во „паметни маси“ со автоматска големина, за да не размислувате за тоа во иднина. Ова се прави со командата Форматирајте како табела табот Почетна (Дома - Формат како табела). На јазичето што потоа се појавува Изведувач (Дизајн) дајте ги табелите со описни имиња во полето Име на табелата за подоцнежна употреба:
Севкупно, треба да добиеме три „паметни маси“:
Имајте предвид дека табелите може да содржат дополнителни појаснувачки податоци. Така, на пример, нашите Ценасодржи дополнителни информации за категоријата (група на производи, пакување, тежина итн.) на секој производ и табелата клиентот — град и регион (адреса, TIN, банкарски податоци итн.) на секој од нив.
Табела Продажба ќе се користи од нас подоцна за внесување на завршени трансакции во него.
Чекор 2. Направете формулар за внесување податоци
Се разбира, можете да внесете податоци за продажба директно во зелената табела Продажба, но тоа не е секогаш погодно и повлекува појава на грешки и печатни грешки поради „човечкиот фактор“. Затоа, би било подобро да се направи посебен формулар за внесување податоци на посебен лист од нешто како ова:
Во ќелијата B3, за да го добиете ажурираниот тековен датум-време, користете ја функцијата TDATA (СЕГА). Ако времето не е потребно, тогаш наместо тоа TDATA функцијата може да се примени ДЕНЕС (ДЕНЕС).
Во ќелијата B11, пронајдете ја цената на избраниот производ во третата колона од паметната табела Цена користејќи ја функцијата VPR (VLOOKUP). Доколку досега не сте се сретнале, тогаш прво прочитајте го и погледнете го видеото овде.
Во ќелијата B7 ни треба паѓачка листа со производи од ценовникот. За ова можете да ја користите командата Податоци – Валидација на податоци (Податоци - валидација), наведете како ограничување листа (Список) а потоа внесете во полето извор (Извор) линк до колона Име од нашата паметна маса Цена:
Слично на тоа, се креира паѓачка листа со клиенти, но изворот ќе биде потесен:
=INDIRECT(„Клиенти[клиент]“)
функција ИНДИРЕКТЕН (Индиректно) е потребно, во овој случај, бидејќи Excel, за жал, не ги разбира директните врски до паметните табели во полето Извор. Но, истата врска „завиткана“ во функција ИНДИРЕКТЕН во исто време, работи со тресок (повеќе за ова беше во написот за создавање паѓачки списоци со содржина).
Чекор 3. Додавање макро за влез во продажба
Откако ќе го пополните формуларот, треба да ги додадете податоците внесени во него на крајот од табелата Продажба. Користејќи едноставни врски, ќе формираме линија што ќе се додаде веднаш под формуларот:
Оние. ќелијата A20 ќе има врска до =B3, ќелијата B20 ќе има врска до =B7, и така натаму.
Сега да додадеме основно макро со 2 линии што ја копира генерираната низа и ја додава во табелата за продажба. За да го направите ова, притиснете ја комбинацијата Alt + F11 или копче Visual Basic табот инвеститорот (програмер). Ако ова јазиче не е видливо, тогаш овозможете го прво во поставките Датотека – Опции – Поставување лента (Датотека - Опции - Приспособете ја лентата). Во прозорецот за уредувач на Visual Basic што се отвора, вметнете нов празен модул низ менито Вметни – Модул и внесете го нашиот макро код таму:
Sub Add_Sell() Worksheets("Input Form").Range("A20:E20").Copy 'Copy the data line from the form n = Worksheets("Sales").Range("A100000").End(xlUp) . Редот го определи бројот на последниот ред во табелата. Продажни работни листови („Продажба“). Ќелии (n + 1, 1). PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'залепете во следната празна линија Работни листови („Внесен формулар“). Опсег („B5,B7,B9“). ClearContents под-форма за чист крај Сега можеме да додадеме копче во нашата форма за да го извршиме креираното макро користејќи ја паѓачката листа Вметнете табот инвеститорот (Програмер - Вметни - Копче):
Откако ќе го нацртате, држејќи го левото копче на глувчето, Excel ќе ве праша кое макро треба да му го доделите - изберете го нашето макро Add_Sell. Можете да го промените текстот на копче со десен клик на него и избирање на командата Променете го текстот.
Сега, откако ќе го пополните формуларот, можете едноставно да кликнете на нашето копче, а внесените податоци автоматски ќе се додадат на табелата Продажба, а потоа формуларот се брише за да влезе во нов договор.
Чекор 4 Поврзување табели
Пред да го изградиме извештајот, ајде да ги поврземе нашите табели заедно за подоцна да можеме брзо да ја пресметаме продажбата по регион, клиент или категорија. Во постарите верзии на Excel, ова ќе бара употреба на неколку функции. VPR (VLOOKUP) за замена на цените, категориите, клиентите, градовите итн. на табелата Продажба. Ова бара време и напор од нас, а исто така „јаде“ многу ресурси на Excel. Почнувајќи со Excel 2013, сè може да се имплементира многу поедноставно со поставување врски помеѓу табелите.
За да го направите ова, на јазичето податоци (Датум) кликнете Односи (Односи). Во прозорецот што се појавува, кликнете на копчето Креирај (ново) и изберете од паѓачките списоци табелите и имињата на колоните со кои тие треба да се поврзат:
Важна точка: табелите мора да бидат наведени по овој редослед, т.е. поврзана табела (Цена) не смее да содржи во клучната колона (Име) дупликат производи, како што се случува во табелата Продажба. Со други зборови, поврзаната табела мора да биде онаа во која ќе барате податоци користејќи VPRдоколку се користеше.
Се разбира, табелата е поврзана на сличен начин Продажба со маса клиентот по заедничка колона Клиент:
По поставувањето на врските, прозорецот за управување со врски може да се затвори; не мора да ја повторувате оваа постапка.
Чекор 5. Ние градиме извештаи користејќи го резимето
Сега, за да ја анализираме продажбата и да ја следиме динамиката на процесот, ајде да создадеме, на пример, некој вид извештај со помош на стожерна табела. Поставете активна ќелија во табела Продажба и изберете го јазичето на лентата Вметнете – Стожерна табела (Вметни - Стожерна табела). Во прозорецот што се отвора, Excel ќе не праша за изворот на податоци (т.е. табела Продажба) и место за прикачување на извештајот (по можност на нов лист):
Виталната поента е дека е неопходно да се овозможи полето за избор Додадете ги овие податоци во моделот на податоци (Додадете податоци во моделот на податоци) на дното на прозорецот, така што Excel разбира дека сакаме да изградиме извештај не само на тековната табела, туку и да ги користиме сите врски.
По кликнување на OK ќе се појави панел во десната половина од прозорецот Полиња за свртена табелакаде да кликнете на врската ситеда ја видите не само сегашната, туку и сите „паметни табели“ што се наоѓаат во книгата одеднаш. И потоа, како во класичната стожерна табела, можете едноставно да ги повлечете полињата што ни се потребни од која било поврзана табели во областа филтри, Редови, Столбцов or Вредности – и Excel веднаш ќе го изгради секој извештај што ни треба на листот:
Не заборавајте дека стожерната табела треба периодично да се ажурира (кога се менуваат изворните податоци) со десен клик на неа и избирање на командата Ажурирајте и зачувајте (Освежи), бидејќи не може да го направи тоа автоматски.
Исто така, со избирање на која било ќелија во резимето и притискање на копчето Стожерна табела (Табела на вртење) табот Анализа (Анализа) or параметри (Опции) можете брзо да ги визуелизирате резултатите пресметани во него.
Чекор 6. Пополнете ги листовите за печатење
Друга типична задача на секоја база на податоци е автоматското пополнување на разни печатени обрасци и обрасци (фактури, фактури, акти итн.). Веќе напишав за еден од начините да го направите ова. Овде спроведуваме, на пример, пополнување на формуларот по број на сметка:
Се претпоставува дека во ќелијата C2 корисникот ќе внесе број (број на ред во табелата Продажба, всушност), а потоа податоците што ни се потребни се извлекуваат со помош на веќе познатата функција VPR (VLOOKUP) и карактеристики Индекс (ИНДЕКС).
- Како да се користи функцијата VLOOKUP за пребарување и пребарување вредности
- Како да го замените VLOOKUP со INDEX и MATCH функции
- Автоматско пополнување на формулари и формулари со податоци од табелата
- Креирање извештаи со PivotTables