Како да споделите ексел датотека во исто време

Во процесот на работа на Excel документ, често станува неопходно неколку луѓе да се поврзат со него одеднаш. И многу често нивниот број може да се пресмета во неколку десетици. Затоа, прашањето за соработка не е ограничено само на поврзување на луѓето, бидејќи тие често можат да направат конфликтни промени кои треба да научат како брзо и ефикасно да ги уредуваат.

Кој може да го направи тоа? Лице кое има статус на главен корисник. Со еден збор, што треба да се направи за да биде не само возможна, туку и ефективна заедничка работа со документ?

Карактеристики на работа со споделена датотека Excel

Работата со споделена датотека во Excel има свои карактеристики. Значи, некои дејства не се достапни за корисниците:

1. Креирање табели.
2. Управување со сценарија, вклучително и нивно гледање.
3. Отстранување на листови.
4. Корисниците немаат можност да спојат неколку ќелии или, обратно, да ги поделат претходно споените. 
5. Било какви операции со XML податоци.

Како може да се заобиколат овие ограничувања? Треба само да го отстраните општиот пристап, а потоа да го вратите кога ќе се појави потреба.

Еве уште една табела со некои задачи што може или не се можни ако работите со повеќе луѓе на иста табела.

Како да споделите датотека Excel

Прво треба да разберете која датотека треба да биде достапна за уредување од неколку луѓе одеднаш. Може да биде или нова датотека или постоечка. 

Подесувања

Сè што треба да направите за да споделите датотека во Excel е во делот „Споделување книги“, кој може да се најде со одење во картичката Преглед.

Ќе се појави прозорец со две јазичиња. Ние сме заинтересирани за првиот, кој се отвора автоматски. Треба да го провериме полето до ставката означена на сликата од екранот со црвен правоаголник. Со него им овозможуваме на повеќе корисници да управуваат со документ.

Откако ќе го отвориме пристапот за уредување, треба да го конфигурираме. За да го направите ова, отворете го вториот таб.

По внесувањето на параметрите, ги потврдуваме нашите постапки. За да го направите ова, кликнете со левото копче на копчето „OK“. Споделувањето може да биде отворено за секоја книга, и нова и постоечка. Во првиот случај, ќе треба да смислите име за неа. 

После тоа, треба да ја зачувате датотеката на вашиот компјутер.

Важно! Форматот треба да биде таков што секој корисник може да ја отвори датотеката со неговата верзија на табеларни пресметки.

Отворање споделена датотека

Мора да ја зачувате датотеката во мрежен дел или папка што има пристап до учесниците кои сакаат да ја користат датотеката. Откако ќе се избере директориумот, само треба да кликнете на копчето „Зачувај“.

Сепак, не е дозволено користење на веб-сервер за зачувување на споделената датотека. 

Откако ќе ги извршите сите операции опишани погоре, треба да проверите дали е можно да поврзете други луѓе. За да го направите ова, отворете го табулаторот „Податоци“ и пронајдете ја ставката „Поврзувања“ директно под неа. Ако кликнете на него, ќе можете да менувате врски или врски. Ако нема соодветно копче, тогаш нема поврзани датотеки.

Следно, се отвора табулаторот „Статус“, со помош на кој е можно да се проверат врските. Фактот дека сè е во ред може да се препознае со присуството на копчето „OK“.

Како да отворите заедничка работна книга на Excel

Excel, исто така, ви овозможува да отворите заедничка работна книга. За да го направите ова, треба да кликнете на копчето Office. Кога ќе се појави скокачкиот панел, треба да ја избереме ставката „Отвори“ и да ја избереме книгата што ќе се користи за споделување. После тоа, повторно кликнете на копчето Office и отворете го прозорецот „Опции на Excel“, кој може да се најде на дното.

На левата страна од прозорецот што се појавува, ќе можете да изберете категорија на поставки, но ние сме заинтересирани за првата, која ги содржи најопштите параметри.

Следно, одете во ставката „Лични поставки“, каде што треба да наведете податоци што ви овозможуваат да ги филтрирате корисниците - корисничко име, прекар.

По извршувањето на овие операции, станува возможно да се уредуваат информациите во документот или да се додадат некои податоци. Не заборавајте да ги зачувате вашите промени откако ќе ги направите.

Ова понекогаш може да предизвика проблеми при штедење. На пример, споделувањето е достапно само за првото отворање, а кога ќе се обидете да го отворите документот по втор пат, програмата исфрла грешка. Ова може да се случи поради следниве причини:

1. Ако неколку учесници внесуваат податоци одеднаш во иста ќелија. Или кој било друг дел.
2. Генерирање дневник за промени што предизвикува зголемување на големината на работната книга. Ова води до проблеми.
3. Корисникот е отстранет од споделување. Во овој случај, зачувувањето на промените нема да работи само на неговиот компјутер. 
4. Ресурсот на мрежата е преоптоварен.

За да го решите проблемот, треба да ги преземете следниве чекори:

1. Избришете го дневникот за промени или избришете ги непотребните информации од него. 
2. Отстранете ги непотребните информации во самиот документ.
3. Рестартирајте го споделувањето. 
4. Отворете документ Excel во друг канцелариски уредник, а потоа зачувајте го повторно во формат xls.

Точно, во последните верзии оваа грешка не се случува толку често како кај постарите.

Како да ја видите активноста на членовите

Во текот на заедничката работа, треба постојано да следите, така што некој од учесниците не расипува нешто. Затоа, треба да научите да разберете кои дејствија ги извршил еден од нив. За да го направите ова, мора да ги извршите следните чекори.

1. Одете во табулаторот „Преглед“ и таму пронајдете ја ставката „Корекции“. Во менито, изберете ја ставката „Изберете корекции“.
   

   

2. Следно, ќе се појави прозорец во кој можете да дознаете какви промени се направени од корисниците. Оваа листа се генерира автоматски. Можете да потврдите дека тоа навистина е случај со гледање на полето за избор веднаш до соодветната ставка во овој дијалог прозорец.
   

   

    Во овој случај, само оние промени што се направени од последното зачувување ќе бидат прикажани во списокот во горниот лев агол. Ова е направено за погодност, секогаш можете да ги видите претходните уредувања во списанието.

3. На секој учесник му е доделена одредена боја, со која можете да разберете кој ги направил промените. Етикетите се во горниот лев агол. Можете исто така да поставите следење на промените по време, одреден корисник или во одреден опсег, како и да го оневозможите нивниот приказ.
   

   

4. Кога лебдите над ќелија која има таква ознака, се појавува мал блок од кој можете да разберете кој ги направил промените.
   

   

5. За да направите прилагодувања на правилата за прикажување корекции, треба да се вратите во прозорецот за поставки, а потоа да го пронајдете полето „По време“, каде што можете да поставите почетна точка за гледање промени. Тоа е, времето од кое ќе се прикажуваат корекции. Можете да го поставите периодот од последното зачувување, да поставите да ги прикажува сите промени засекогаш, исклучиво да не се гледаат или да го одредите датумот од кој тие ќе се прикажуваат.
   

   

6. Можете исто така да го контролирате прикажувањето на корекции направени само од одреден член.
   

   

7. Користејќи го соодветното поле, можете да го поставите опсегот на листот во кој ќе се евидентираат дејствата на командата.

Можете исто така да направите други промени со проверка на соодветните полиња за избор на вистинските места.

Листата на промени не е мртва тежина. Главниот корисник може да ги прегледа уредувањата на другите учесници, потврдувајќи ги или отфрлајќи ги. Како да се направи тоа?

1. Одете во табулаторот „Преглед“. Има мени „Поправени“ каде што корисникот може да управува со поправки. Во скокачкиот панел, треба да ја изберете опцијата „Прифати / отфрли корекции“, по што ќе се прикаже прозорец во кој се прикажуваат корекции.
   

   

   

2. Изборот на уредувања може да се изврши според истите критериуми како што е опишано претходно: по време, од одреден корисник или во одреден опсег. Откако ќе ги поставите потребните параметри, притиснете го копчето OK.
3. Следно, ќе се прикажат сите прилагодувања што ги исполнуваат условите поставени во претходниот чекор. Можете да се согласите на одредено уредување или да го одбиете со кликнување на соодветното копче на дното на прозорецот. Исто така, можно е сериско прифаќање или отфрлање на прилагодувањата.
   

   

Сега потребните прилагодувања се оставени, а дополнителните се отстранети.

Како да го отстраните корисникот од датотеката Excel

Од време на време станува неопходно да се отстранат корисниците од коавторство. Може да има огромен број причини: им беше дадена друга задача, учесникот почна да прави уредувања од друг компјутер итн. Спроведувањето на оваа задача во Excel воопшто не е тешко.

Прво, отворете го табулаторот „Преглед“. Постои група „Промени“, каде што има опција „Пристап до книгата“.

После тоа, на екранот ќе се појави истиот прозорец што го видовме претходно. Списокот на сите луѓе кои можат да направат промени на табелата може да се најде на картичката Уреди. За да отстраните корисник што не ни треба во моментот, треба да го најдете во оваа листа, да го изберете со притискање на левото копче на глувчето и да кликнете на копчето „Избриши“, кое се наоѓа подолу.

Следно, Excel ќе го предупреди корисникот дека корекциите направени од овој учесник можеби нема да се зачуваат ако тој моментално прави промени во работната книга. Ако се согласувате, кликнете на „OK“ и корисникот повеќе нема да биде споделен.

Како да се ограничи употребата на заедничка работна книга

Најдобар начин да се ограничи употребата на заедничка книга е да се отстрани корисникот. Ако ова не е соодветно, можете да го поставите правото за прегледување или уредување на книгата од одреден учесник.

Како што е кажано, важно е да се запамети дека некои ограничувања се вградени во споделувањето стандардно. Тие се опишани погоре. Да се ​​потсетиме на нив, бидејќи повторувањето е мајка на учењето.

1. Забрането е создавање паметни табели кои автоматски ги ажурираат податоците и имаат многу други функции.
2. Не можете да управувате со скрипти. 
3. Има вградено ограничување за бришење листови, поврзување или исклучување ќелии.
4. Извршете ги сите операции на XML податоци. Со едноставни зборови, постојат ограничувања за структурирање на голема количина на податоци, вклучително и уредување на нивните низи. XML е еден од најнејасните типови на датотеки за почетници, но навистина е прилично едноставен. Со овој тип на датотека, можете да пренесувате податоци со правење сериски промени во документот. 

Едноставно кажано, коавторството ви овозможува да вршите стандардни операции на документ, но повеќе професионални опции се достапни само за едно лице. Тоа е затоа што истите макроа или XML сериски промени се нешто потешко да се вратат назад. 

Оневозможувањето на споделувањето и потоа повторното овозможување е уште еден начин да се ограничи што можат да прават корисниците на Excel. Можете сами да ги направите потребните промени, а со тоа привремено да ги лишите другите луѓе од можноста да уредуваат нешто.

За да го направите ова, мора да ги следите овие чекори.

1. Отворете го табулаторот „Преглед“, одете во ставката „Корекции“ и изберете ја ставката „Означи ревизии“ од менито што се појавува.
2. После тоа, се појавува прозорец во кој треба да ги отштиклирате полињата до ставките „Корисник“ и „Во опсегот“.
3. После тоа, се појавува дневник за промени, кој е неопходен за резервна копија на податоците.

После тоа, можете да го исклучите споделувањето. За да го направите ова, на истото јазиче на лентата, изберете ја ставката „Пристап до книгата“ и отштиклирајте „Дозволи повеќе корисници да ја менуваат датотеката“.

Тоа е тоа, сега споделувањето е оневозможено.

Значи, прилично е лесно да се постави коавторство во Excel. Се разбира, постојат некои ограничувања кои не дозволуваат да го користите документот во целост. Но, тие се решени сосема едноставно, доволно е да го исклучите споделувањето некое време, а потоа да го вклучите кога ќе се направат потребните промени.