Како да креирате Gantt графикон во Excel?

содржина

Што е Гант табела?
Како да креирате табела Gantt во Excel 2010, 2007 и 2013 година
Шаблон Gantt графикон во Excel

Ако ве прашаат да ги именувате трите најважни компоненти на Microsoft Excel, кои би ги именувате? Најверојатно, листови на кои се внесуваат податоци, формули кои се користат за извршување на пресметките и графикони со кои графички може да се претстават податоци од различна природа.

Сигурен сум дека секој корисник на Excel знае што е графикон и како да го креира. Сепак, постои тип на графикони што за многумина е обвиткан во нејасност - Табела Гант. Овој брз водич ќе ги објасни главните карактеристики на графиконот Gantt, ќе ви каже како да направите едноставен Gantt графикон во Excel, ќе ви каже каде да преземате напредни Gantt шаблони и како да ја користите онлајн услугата за управување со проекти за да креирате Gantt графикони.

Што е Гант табела?

Табела Гант именуван по Хенри Гант, американски инженер и консултант за менаџмент кој го смислил дијаграмот во 1910 година. Графиконот Гант во Excel претставува проекти или задачи како каскада од хоризонтални дијаграми. Графиконот Gantt ја прикажува разложената структура на проектот (датуми на почеток и крај, различни односи помеѓу задачите во рамките на проектот) и на тој начин помага да се контролира извршувањето на задачите навреме и според предвидените одредници.

Како да креирате табела Gantt во Excel 2010, 2007 и 2013 година

За жал, Microsoft Excel не нуди вграден шаблон за графикони Gantt. Сепак, можете брзо да креирате сами користејќи ја функционалноста на столбестиот графикон и малку форматирање.

Следете ги овие чекори внимателно и ќе бидат потребни не повеќе од 3 минути за да се создаде едноставна табела Гант. Во нашите примери, создаваме Gantt графикон во Excel 2010, но истото може да се направи и во Excel 2007 и 2013 година.

Чекор 1. Направете проектна табела

Пред сè, ќе ги внесеме податоците за проектот во лист на Excel. Напишете ја секоја задача на посебна линија и изградете план за расчленување на проектот со наведување Почетен датум (Почетен датум), дипломирањето (краен датум) и времетраењето (Времетраење), односно бројот на денови што се потребни за да се заврши задачата.

Совет: Потребни се само колоните за да се создаде табела Гант Датум за почеток и Времетраење. Меѓутоа, ако креирате и колона Крајна дата, тогаш можете да го пресметате времетраењето на задачата користејќи едноставна формула, како што се гледа на сликата подолу:

Чекор 2. Направете редовна табела на Excel врз основа на базата на податоци на колоната „Датум на почеток“.

Започнете со изградба на Gantt графикон во Excel со создавање на едноставен наредени столбест дијаграм:

Означете опсег Започни датуми заедно со насловот на колоната, во нашиот пример тоа е Б1: Б11. Неопходно е да се изберат само ќелии со податоци, а не целата колона од листот.
На јазичето Напредно Вметнете (Вметни) под Табели, кликнете Вметнете столбест дијаграм (Бачка).
Во менито што се отвора, во групата Пресуди (2-D лента) кликнете Владееше Наредени (Наредена лента).

Како резултат на тоа, следната табела треба да се појави на листот:

Забелешка: Некои од другите инструкции за креирање на Гант графикони сугерираат дека прво треба да креирате празен столбест дијаграм, а потоа да го пополните со податоци, како што ќе направиме во следниот чекор. Но, мислам дека прикажаниот метод е подобар бидејќи Microsoft Excel автоматски ќе додаде еден ред податоци и на овој начин ќе заштедиме малку време.

Чекор 3: Додадете податоци за времетраење на графиконот

Следно, треба да додадеме уште една серија на податоци на нашата идна Gantt графика.

Кликнете со десното копче каде било во дијаграмот и кликнете во контекстното мени Изберете податоци (Изберете податоци). Ќе се отвори дијалог прозорец Избор на извор на податоци (Изберете Извор на податоци). Како што можете да видите на сликата подолу, податоците за колоната Почеток Датум веќе додадени на полето Легентни ставки (редови) (Легенди записи (серија). Сега треба да додадете податоци за колони овде Времетраење.
Кликнете на копчето Додај (Додај) за да изберете дополнителни податоци (Времетраење) за прикажување на графиконот Гант.
Во отворениот прозорец Промена на ред (Уреди серија) направете го ова:
- Во Име на редот (Име на серијата) внесете „Времетраење“ или кое било друго име што го сакате. Или можете да го поставите курсорот во ова поле и потоа да кликнете на насловот на соодветната колона во табелата - насловот на кој ќе се кликне ќе се додаде како име на серијата за графиконот Gantt.
- Кликнете на иконата за избор на опсег веднаш до полето Вредностите (Вредности на серијата).
Прозорец за дијалог Промена на ред (Уреди серија) ќе се намали. Означете ги податоците во колона Времетраењесо кликнување на првата ќелија (во нашиот случај тоа е D2) и влечење надолу до последната податочна ќелија (D11). Погрижете се да не изберете случајно наслов или некоја празна ќелија.
Повторно притиснете ја иконата за избор на опсег. Прозорец за дијалог Промена на ред (Уреди серија) повторно ќе се прошири и полињата ќе се појават Име на редот (Име на серијата) и Вредностите (Вредности на серијата). Кликнете на ОК.
Повторно ќе се вратиме на прозорецот Избор на извор на податоци (Изберете Извор на податоци). Сега на терен Легентни ставки (редови) (Легенда записи (серија) гледаме серија Почеток Датум и број Времетраење. Само кликнете OK, а податоците ќе бидат додадени на графиконот.

Дијаграмот треба да изгледа отприлика вака:

Чекор 4: Додајте описи на задачи на графиконот Gantt

Сега треба да прикажете список со задачи на левата страна на дијаграмот наместо броеви.

Кликнете со десното копче каде било во областа за зацртување (областа со сини и портокалови ленти) и во менито што се појавува, кликнете Изберете податоци (Изберете податоци) за повторно да се појави полето за дијалог Избор на извор на податоци (Изберете Извор на податоци).
Во левата област на полето за дијалог, изберете Почеток Датум И кликнете на Промени (Уреди) во десната област на прозорецот со наслов Етикети на хоризонтална оска (категории) (Хоризонтални (категорија) ознаки на оските).
Ќе се отвори мало поле за дијалог Етикети на оските (Етикети на оските). Сега треба да ги изберете задачите на ист начин како и во претходниот чекор што ги избравме податоците за времетраењето на задачите (колона Времетраење) - кликнете на иконата за избор на опсег, потоа кликнете на првата задача во табелата и повлечете го изборот со глувчето до последната задача. Запомнете дека насловот на колоната не треба да се истакнува. Откако ќе го направите тоа, повторно кликнете на иконата за избор на опсег за да се појави прозорецот за дијалог.
Двојно допрете OKда ги затворите сите дијалог-кутија.
Избришете ја легендата на графиконот - кликнете со десното копче на неа и кликнете во контекстното мени Отстрани (Избриши).

Во овој момент, графиконот Гант треба да има описи на задачи на левата страна и да изгледа вака:

Чекор 5: Конвертирање на дијаграмот со шипки во графикон Гант

Во оваа фаза, нашата табела сè уште е наредена лента. За да изгледа како табела Гант, треба правилно да ја форматирате. Наша задача е да ги отстраниме сините линии за да останат видливи само портокаловите делови од графиконите, кои ги претставуваат задачите на проектот. Технички, нема да ги отстраниме сините линии, туку само ќе ги направиме транспарентни и затоа невидливи.

Кликнете на која било сина линија на табелата Гант и сите ќе бидат избрани. Десен-клик на изборот и во контекстното мени кликнете Формат на серии на податоци (Форматирајте серии на податоци).
Во полето за дијалог што се појавува, направете го следново:
- Во делот Пополнете (Пополнете) изберете Без пополнување (Без пополнување).
- Во делот Границата (Боја на границата) изберете без линии (Без линија).

Забелешка: Не го затворајте овој дијалог прозорец, ќе ви треба повторно во следниот чекор.

Задачите на графиконот Gantt што ги изградивме во Excel се во обратен редослед. Ќе го поправиме тоа за момент. Кликнете на списокот со задачи од левата страна на табелата Гант за да ја означите оската на категоријата. Ќе се отвори дијалог-кутија Формат на оска (Оска на формат). Во поглавјето Параметри на оската (Опции на оската) штиклирајте го полето Обратен редослед на категории (Категории во обратен редослед), потоа затворете го прозорецот за да ги зачувате вашите промени. Како резултат на промените што штотуку ги направивме:
- Задачите на графиконот Гант се во правилен редослед.
- Датумите на хоризонталната оска се поместени од дното кон врвот на табелата.

Табелата станува слична на обична табела на Гант, нели? На пример, мојот Gantt графикон сега изгледа вака:

Чекор 6. Приспособување на дизајнот на Gantt графиконот во Excel

Табелата на Gantt веќе се обликува, но можете да додадете уште неколку завршни работи за да ја направите навистина стилски.

1. Отстранете го празното место на левата страна од графиконот Гант

Кога градевме табела Гант, вметнавме сини ленти на почетокот на табелата за да го прикажеме датумот на започнување. Сега празнината што останува на нивното место може да се отстрани и лентите за задачи може да се поместат налево, поблиску до вертикалната оска.

Десен клик на вредноста на првата колона Почеток Датум во табелата со изворни податоци, во контекстното мени изберете Формат на ќелија > Број > Генерално (Форматирајте ги ќелиите > Број > Општо). Запаметете го бројот што го гледате во полето Примерок (Примерок) е нумеричко претставување на датумот. Во мојот случај овој број 41730. Како што знаете, Excel ги складира датумите како броеви еднакви на бројот на денови од 1 јануари 1900 година пред овој датум (каде 1 јануари 1900 = 1). Не треба да правите никакви промени овде, само кликнете откажување (Откажи).
На графиконот Gantt, кликнете на кој било датум над табелата. Еден клик ќе ги избере сите датуми, потоа кликнете со десното копче на нив и кликнете во контекстното мени Формат на оска (Оска на формат).
На менито параметри оска (Опции на оската) сменете ја опцијата Минимална (минимум) вклучено Број (Поправено) и внесете го бројот што го запомнивте во претходниот чекор.

2. Прилагодете го бројот на датуми на оската на графиконот Гант

Еве, во полето за дијалог Формат на оска (Format Axis) што беше отворена во претходниот чекор, променете ги параметрите Големи поделби (Главен обединет) и Средни поделби (Мала единица) на Број (Поправено) и внесете ги саканите вредности за интервалите на оската. Обично, колку се пократки временските рамки на задачите во проектот, толку е помал чекорот за поделба на временската оска. На пример, ако сакате да го прикажете секој втор датум, тогаш внесете 2 за параметар Големи поделби (Главна единица). Кои поставки ги направив - можете да видите на сликата подолу:

Совет: Играјте наоколу со поставките додека не го добиете посакуваниот резултат. Не плашете се да направите нешто погрешно, секогаш можете да се вратите на стандардните поставки со поставување на опциите на Автоматски (Автоматски) во Excel 2010 и 2007 година или со кликнување Ресетирање (Ресетирање) во Excel 2013 година.

3. Отстранете го дополнителниот празен простор помеѓу лентите

Покомпактно наредете ги лентите со задачи на табелата, а графиконот Гант ќе изгледа уште подобро.

Изберете ги портокаловите ленти од графиконите со кликнување на една од нив со левото копче на глувчето, потоа кликнете со десното копче на неа и во менито што се појавува кликнете Формат на серии на податоци (Форматирајте серии на податоци).
Во полето за дијалог Формат на серии на податоци (Format Data Series) поставете го параметарот на се преклопуваат редови (Преклопување на серијата) вредност 100% (лизгачот е поместен до крај надесно), а за параметарот Страничен клиренс (Ширина на празнина) вредност 0% или речиси 0% (лизгајте до крај или скоро до лево).

И еве го резултатот од нашите напори – едноставен, но доста точен Гант табела во Excel:

Запомнете дека графиконот на Excel создаден на овој начин е многу блиску до вистинскиот дијаграм на Гант, додека ја задржува сета погодност на графиконите на Excel:

Табелата Gantt во Excel ќе ја промени големината кога ќе се додадат или отстранат задачите.
Променете го датумот на започнување на задачата (Датум на почеток) или неговото времетраење (Времетраење) и распоредот веднаш автоматски ќе ги одрази направените промени.
Табелата Gantt креирана во Excel може да се зачува како слика или да се претвори во HTML формат и да се објави на Интернет.

СОВЕТ:

Приспособете го изгледот на вашата табела Gantt со менување на опциите за пополнување, границите, сенките, па дури и со користење на 3D ефекти. Сите овие опции се достапни во полето за дијалог. Формат на серии на податоци (Форматирајте серии на податоци). За да го повикате овој прозорец, кликнете со десното копче на лентата за графикони во областа за цртање графикони и кликнете во контекстното мени Формат на серии на податоци (Форматирајте серии на податоци).
Ако креираниот стил на дизајн е пријатен за око, тогаш таквата табела Gantt може да се зачува во Excel како шаблон и да се користи во иднина. За да го направите ова, кликнете на дијаграмот, отворете го јазичето Изведувач (Дизајн) и притиснете Зачувај како шаблон (Зачувај како Шаблон).

Преземете примерок за Гант шема

Шаблон Gantt графикон во Excel

Како што можете да видите, изградбата на едноставна табела Gantt во Excel не е воопшто тешко. Но, што ако е потребен покомплексен Гант графикон, во кој засенчувањето на задачите зависи од процентот на неговото завршување, а пресвртниците на проектот се означени со вертикални линии? Секако, ако сте едно од оние ретки и мистериозни суштества кои со почит ги нарекуваме гуру на Excel, тогаш можете сами да се обидете да направите таков дијаграм.

Сепак, ќе биде побрзо и полесно да се користат претходно направени шаблони на Gantt графикони во Excel. Подолу е даден краток преглед на неколку шаблони за Gantt графикони за управување со проекти за различни верзии на Microsoft Excel.

Шаблон за Gantt графикон на Microsoft Excel 2013 година

Овој шаблон за графикон на Gantt за Excel се нарекува Планер на проекти (Планер на проектот Гант). Тој е дизајниран да го следи напредокот на проектот во однос на различни метрики како што се Планиран почеток (План за почеток) и вистински почеток (Вистински почеток), Планирано времетраење (Времетраење на планот) и Реално времетраење (Вистинско времетраење), како и Процентот е завршен (Проценти завршени).

Во Excel 2013, овој шаблон е достапен на јазичето датотека (Датотека) во прозорецот Креирај (Ново). Ако нема образец во овој дел, можете да го преземете од веб-локацијата на Microsoft. Не е потребно дополнително знаење за користење на овој шаблон - кликнете на него и започнете.

Онлајн Шаблонски графикон Ганта

Smartsheet.com нуди интерактивен онлајн Gantt Chart Builder. Овој шаблон на графиконот Гант е исто толку едноставен и подготвен за употреба како и претходниот. Услугата нуди 30-дневен бесплатен пробен период, затоа слободно пријавете се со вашата сметка на Google и започнете со креирање на вашиот прв Gantt графикон веднаш.

Процесот е многу едноставен: во табелата лево, внесете ги деталите за вашиот проект, а како што табелата се пополнува, десната страна се креира Gantt графикон.

Шаблони за Gantt графикон за Excel, Google Sheets и OpenOffice Calc

На vertex42.com можете да најдете бесплатни шаблони за Gantt графикони за Excel 2003, 2007, 2010 и 2013 година, кои исто така ќе работат со OpenOffice Calc и Google Sheets. Можете да работите со овие шаблони исто како и со секоја обична табела на Excel. Само внесете датум на почеток и времетраење за секоја задача и внесете го % завршениот во колоната % заврши. За да го промените опсегот на датуми прикажан во областа на графиконот Gantt, поместете го лизгачот на лентата за лизгање.

И, конечно, уште еден шаблон за графикони Gantt во Excel за ваше разгледување.

Шаблон за Gantt графикон менаџер на проект

Друг бесплатен шаблон за Gantt графикон се нуди на profesionalexcel.com и се нарекува „Гант графикон на менаџер на проекти“. Во овој шаблон, можно е да се избере приказ (дневен или стандарден неделно), во зависност од времетраењето на следените задачи.

Се надевам дека барем еден од предложените шаблони на графиконот Гант ќе одговара на вашите потреби. Ако не, можете да најдете голема разновидност на различни шаблони на Gantt графикони на Интернет.

Сега кога ги знаете главните карактеристики на графиконот Гант, можете да продолжите да го учите и да научите како да креирате свои сложени табели на Гант во Excel за да го изненадите вашиот шеф и сите ваши колеги 🙂